BlogArea

I have a dream

Merja Talusén — Mon, 14 May 2012 06:36:54 GMT

Pidän itseäni raportoinnin ammattilaisena - hienommin sanottuna Business Intelligence -osaajana. Minulla on sekä substanssiosaamista että teknisiä taitoja. Osaan tehdä tietokantakyselyjä, käytän Exceliä sekä hahmotan raportoinnin dimensionaaliset mahdollisuudet. Kuitenkin minusta on ihanaa saada valmiita raportteja suoraan omaan sähköpostiini. Mielellään vielä pääasiat korostettuina visuaalisesti tai sanallisesti.

Markkinoilla on toinen toistaan hienompia ja monimutkaisempia raportointityökaluja. Silti minulla on unelma.

Unelmaraporttini ei kyselisi käyttäjätunnuksia ja salasanoja, jotka aina tuntuvat unohtuvan ja joita joutuu kaivamaan ja kyselemään. Pari vuotta vanhassa Microsoftin tutkimuksessa kerrottiin, että käyttäjillä on tänä päivänä noin 25 eri kirjautumistunnusta salasanoineen. Noin kahdeksaan eri järjestelmään kirjaudutaan päivittäin.

Unelmaraporttini antaa minulle heti sen tiedon, jota tarvitsen. En joudu klikkailemaan auki valikoita toisensa jälkeen enkä ihmettelemään, mitä tietoa millekin raportille voi ylipäätään saada. Voin ja osaan muokata raportin sisältöä helposti. Ja mikä tärkeintä: tieto ei ole piilossa vaan tulokset ovat helposti tulkittavissa ja niistä voi tehdä oikeita johtopäätöksiä.

Unelmaraporttini tulee automaattisesti paitsi sähköpostiini, myös kännykkääni, joka on jo käytännössä toinen työtietokoneeni ja kulkee aina mukanani. Lisäksi raportin pitää olla älykäs: minun pitää voida syventyä haluamiini tietoihin ja katsoa lukuja moniulotteisesti. Pelkkä pdf ei kelpaa unelmaraportikseni.

Minulla on selkeä käsitys siitä, miten minun unelmaraportointini toimii. Tämän idean haluamme tuoda myös asiakkaillemme kuluvan vuoden aikana. Raportin, joka on sekä visuaalinen että mahdollistaa porautumisen tiedon yksityiskohtiin. Raportin, joka tulee automaattisesti asiakkaan toivomalla tavalla sähköpostiin, kännykkään tai matkustusportaaliin.

Millainen on sinun unelmaraporttisi?

Mukavaa orwellilaista matkustamista

Lauri Lähteenmäki — Mon, 7 May 2012 08:11:50 GMT

Käväisin liikematkalla Lontoossa. Earl’s Courtissa järjestetään huhtikuun lopussa Euroopan suurin digitaaliseen kaupankäyntiin ja markkinointiin liittyvä tapahtuma Internet world. Tapahtuma ja kohde oli tuttu, olen osallistunut kolmipäiväiseen tapahtumaan aiempinakin vuosina. "Blogi-nakin" napsahdettua, ajattelin kirjoittaa siitä millainen matkani tulisi olemaan vuosikymmenen jälkeen yhdistelemällä havaintojani matkalta ja itse tapahtuman synnyttämiä ajatuksia. Mieleen painui muutama kovalla vauhdilla kehittyvä teknologia jotka tulevat hyvin konkreettisesti muokkaamaan elämäämme ja samalla myös matkustamisen maailmaa.

Kymmenen vuotta sitten ilman lipputulostenippua ei ulkomaille uskaltanut. Muutamat johtajat selailivat WAP-sivuja ja WiFi:t olivat harvinaisuuksia. Liikematkustuksen maailma 2022 painottaa kaikessa tehokkuutta muokkaantumalla matkustajansa tarpeiden mukaiseksi.

Kasvojentunnistusteknologia on jo lentoasemilla käytössä. Kasvonpiirteet tunnistava kamera ja RFID-tunnisteella varustettu biometrinen passi mahdollistaa nopean kulkemisen maahanmuuttoviranomaisten tarkistuspisteen läpi. Tämä on askel kohti helpompaa liikkumista. Sen sijaan että passissa olevaa tietoa verrataan kasvoihin, voidaan teknologian kehittyessä ja henkilö tunnistaa kasvojen perusteella eri kulmista ja videostreamista. Automaattista kasvojentunnistusta tullaan todennäköisesti käyttämään mm. lentokentillä, liikeyrityksissä ja muilla vilkkaasti liikennöidyillä paikoilla. Henkilö-, matka- ja maksutiedot ovat jatkuvasti saatavilla, eikä matkustajaa tarvitse pysäyttää, jonotuttaa tai häiritä turhaan missään matkan vaiheessa. Muun muassa lentoasemilla tarvitaan vain murto-osa nykyisestä henkilökunnasta.

Huimaa vauhtia parantuvan projektiotekniikan, kasvojentunnistuksen ja iiriksen asennon perusteella voidaan projisoida juuri sinulle profiloitua tietoa mihin tahansa katsomaasi pintaan. Projektiona voidaan esittää mm. tietokone, näyttö, opaste, puhelu, TV tai peli. Ohjainvälineinä ovat puhe, eleet tai vaikkapa katse. Henkilökohtaisista laitteista, kuten tableteista, kannettavista ja nykyisistä matkapuhelimista tulee sisätiloissa pidemmällä aikavälillä tarpeettomia. Laite heijastetaan sinne missä sitä kulloinkin tarvitaan.

Yritysten kansainvälinen kanssakäynti ja kokoustamistarve tulee kasvamaan ja kansainvälistymisen kynnys madaltumaan. Virtuaalikokousten ja -seminaarien järjestäminen toki kasvaa projektiotekniikan kehittyessä ja muuttuessa hyvin realistiseksi ja henkilökohtaiseksi kokemukseksi. Alla olevassa videossa vuonna 1996 menehtynyt artisti tuotiin takaisin lavalle käyttäen projektiota läpinäkyvälle kalvolle. Tämän tyyppisten tekniikoiden yleistyminen entisestään lisää hintapainetta mm. lentomatkustuksessa.
Hintapaineen kasvaessa, liikematkustuksen kustannusten laskemiseksi tärkeintä on tiedon automaattinen ja välitön jakaminen oikeille kumppaneille ja näiden alihankkijoille. Kun tiedetään kuka olisi matkustamassa ja mistä syystä, ja kun tiedetään matkustushistoria sekä kulutustottumukset, voidaan koko matkustuksen prosessi optimoida mahdollisimman edulliseksi. Tämä vaatii asennemuutosta tietojärjestelmien avoimuuden ja integraatioherkkyyden osalta. Kuluttajapalvelut ja sosiaalinen media näyttävät tässä tietä B2B palveluille.

Saattaa olla, että avoimen vertais-, vertailu- ja historiadatan sekä tapahtuma- ja liiketoiminta-analyysien avulla muut tahot kuin pelkästään yritys tai sen matkustajat tulevat jatkossa tietämään mihin kannattaisi matkustaa, koska ja mihin hintaan. Päätös liikematkustuksesta syntyisikin useissa tapauksissa tähän erikoistuneen yhteistyön, matkatoimiston tai matkatoimistoketjujen kerryttämästä datasta tuotettujen analyysien ja yrityksen omien liiketoiminta-analyysien perusteella. Ei siis vain matkustajan tai esimiehen arvion ja tähän varatun vuosibudjetin pohjalta.

Kiinalainen juttu

Mabel Leung — Mon, 30 Apr 2012 06:24:14 GMT

First, congratulations to you all, as Finns are the second happiest people on globe. And writing here, I shall definitely get a touch of some of the happiness in Finland.

Lots of well-known Finnish companies having business in Hong Kong and China for years, and these business activities are increasing. The recent Finnish Customs data shows the Sino-Finnish bilateral trade volume reached 690 million Euros, an increase of 33.7%. And China is now Finland's fourth largest trading partner, the fourth largest source of imports, and the seventh largest export destination. So, I believe business travel in China is more and more regular in Finland today.

Some insider tips may be useful to you for your business travel in China.

- Visa: the most important of all. Always consult your travel advisor beforehand on the required documents and application time for a Chinese Visa.

- Transportation: The transportation infrastructure in China, ranging from flights, rails or highways, has developed quite well in these few decades. Still, business travel should always allow extra time for flight or rail delays and traffic jams. So plan your schedule with some flexibility, or maybe with some breaks.

- Accommodations: There are tremendous new hotels built by proper hotel chains. Business travelers have lots of good choices. With China's advanced internet infrastructure, hotel booking is quite easy in China.

- Currency and credit card: Always get enough Renminbi (the first Putonghua word you learn in China!) with you before your travel. Local debit cards are popular but foreign cards or ATM cards not always. You will see what it means ... Cash is king!

- Language: Local Chinese speak Putonghua and dialects from different provinces. In large cities like Beijing and Shanghai, local people can speak and understand simple English, but, at the moment not Finnish.

- Business travel advisors: Always work with Finnish speaking travel advisor especially if your business is at a setup stage. These advisors can help you especially on any emergency assistance, and also in controlling your business expenses.

- Bonus tips

1. Don’t exchange money on the street. That can be trick, not treat!
2. Say 'Che Che' especially after you are being treated, which means “thank you”. This will definitely help you along.

Palvelun kaupparatsuna

Tuula Laitinen — Mon, 23 Apr 2012 05:13:01 GMT

Mitä sisältää palvelumyyjän takakontti? Myyntitavoitteet painavat päälle ja baanalle pitää päästä. Kuka bookkaa tapaamiset ja kuka suunnittelee järkevän reitin?

Luin netistä kauppamatkustajan dilemmasta, jossa matemaatikot koettavat ratkaista kuinka monimutkaista laskea lyhintä reittiä, kun pysähdyspaikkoja on useita. Kunhan saisi bookattua edes kaksi tapaamista samaan suuntaan samalle päivälle!

Tietenkin voisin koettaa myydä puhelimessa – ja niin toisinaan teenkin pienemmille yrityksille. Palvelun myyjänä myyn mielikuvaa ja monesta eri osasta koostuvaa ratkaisua. Tämän kokonaisuuden kuvaaminen on haasteellista näkemättä asiakasta. Tämän ilmeet, eleet ja kehon kieli ovat oleellisia oikean ratkaisun löytymisessä.

Voisin kuvata palvelumyyntiä tanssiksi, jota on vaikea suorittaa yksin ja etänä! Takakonttini on tyhjä, mutta etupenkkini täysi. Edessä istuu tärkein työkaluni – minä itse ja vieressä repsikkani, läppäri ja puhelin.

Myyntitilanteeseen on heittäydyttävä täysillä ja peliin laitettava koko persoonansa. Vaikka liikenteessä ja muussa maailmassa olisi tapahtunut mitä, tapaamisessa ei ole läsnä kuin asiakas ja hänen tarpeensa. Rivien välistä löytyy herkistymällä parhaat ratkaisut!

Koko palvelumyynti kiteytyy luottamukseen, joka on ansaittava tapaamisen ensimmäisten minuuttien aikana. Tässä vaiheessa asiakas päättää jo, luottaako hän ammattitaitooni ja uskooko minun aidosti tarjoavan hänelle ja hänen organisaatiolleen aidosti hyötyä. Mikään ei voita sitä tunnetta, kun tapaamisen lopussa asiakkaan silmät loistavat ja voimme yhdessä todeta pystyvämme ratkaisemaan asiakkaan haasteita ja tarjoamaan lisäarvoa asiakkaan toimintaan.

Tämän ”palon” innoittamana jaksan nousta joskus aamuviidellä räntäsateisena aamuna ja ajaa pitkää matkaa pimenevässä illassa! Oletko sinä koskaan miettinyt mikä on se ”juttu”, johon sinä tunnet paloa työssäsi?

Työmatkan takapirut

Matias Sarkkinen — Mon, 16 Apr 2012 06:11:31 GMT

Aloitin muutama viikko sitten uudessa työpaikassa. Työnantajani on liikematkatoimisto. Kerroin innoissani kaverilleni uudesta tehtävästä. Kuunneltuaan hetken hän kysyi huolestuneena ja epävarmana, mikä matkatoimiston rooli nykyään on, kun lentoliput voi ostaa netistä itsekin.

Yksittäisen matkustajan henkilökohtaiset lomareissut onkin helppo kilpailuttaa erilaisissa nettipalveluissa, mutta liikematkatoimiston asiakkaina on yrityksiä, jolla on kymmeniä, satoja tai tuhansia matkoja vuodessa. Mitä tämä ero tarkoittaa käytännössä ja pitäisikö yrityksen siksi kiinnittää matkustukseen erityistä huomiota?

Aloitetaan matkan suunnittelusta. Liikematkalle lähdetään liiketoiminnan tarpeiden perusteella. Matkakohdetta harvemmin pääsee itse valitsemaan. Yrityksen henkilöstöosasto saattaa vaikuttaa matkan suunnitteluun esimerkiksi matkustussäännön välityksellä.

Kun matkasuunnitelmat on tehty, pitäisi varata lennot, hotellit, junaliput, vuokra-autot ja kokoustilat. Tässä kohtaa hankintatoimi tulee mukaan kuvioihin. Usein yrityksellä on ostosopimukset palveluntuottajien kanssa, jotta varmistetaan kilpailukykyiset hinnat ja laadukkaat palvelut. Matka maksetaan usein matkatilin kautta, jonka yrityksen talousosasto on ottanut käyttöön.

Matkustaja ei ole yksin reissussakaan. Hankintaosasto on huolehtinut matkavakuutuksesta ja yritysturvallisuuden vastuulla on seurata kaikkea, mikä saattaa uhata liikematkustajaa tien päällä.

Kun reissusta palataan konttorille, täytyy matkustajan tehdä matkalasku. Talousosaston vastuulla on jälleen huolehtia, että työntekijät saavat asianmukaiset kulukorvaukset. Usein myös IT-osastolla on oma roolinsa erilaisten järjestelmien käyttöönotossa, integroinnissa ja matkustuksen raportoinnissa.

Näkökulma matkustukseen on siis hyvin erilainen, kun kyseessä on lomareissu tai yrityksen liikematka. Myös matkan taustalla tarvittavat toiminnot ovat aivan eri mittaluokassa. Yrityksen kannalta yksittäinen työreissu merkitsee tarkkaan suunniteltuja prosesseja, useita ulkoisia ja sisäisiä sidosryhmiä, monimutkaisia tietojärjestelmiä ja tietysti kaiken tämän koordinointia eli matkustuksen hallinnointia.

Mutta mitä se liikematkatoimisto sitten tekee? Auttaa yritystä kaikessa edellä mainitussa, tehostaa matkahallinnon prosessit ja tuo asiakkaalleen kustannussäästöjä. Ja saa sieltä varattua ne lentoliputkin.

Älytön työ

Anna Ruotsalainen — Tue, 10 Apr 2012 05:14:12 GMT

Tuntuuko tutulta? Istutaan palaverissa läppärit rapsuen. Ollaan paikalla, mutta ei keskitytä siihen mihin pitäisi vaan tehdään muita juttuja. Koneella on auki samaan aikaan sähköposti, Facebook, YouTube ja LinkedIn ja puhelimessa pyörii niitä uusia lintuja, joiden suuntaa saa vaihdettua, kun osaa näpäyttää näyttöä oikeassa kohdassa. Ollaan töissä. Ihan melkein missä tahansa nykypäivän toimistossa.

Luin EVAn julkaiseman pamfletin Työväen teatteri. Ensin luulin kyseessä olevan jotain teatteriin liittyvää. Olin väärässä, mutta ei se ajatus ihan metsään mennyt. Julkaisussa kuvaillaan toimistotyön normaalia menoa eli ”työväen teatteria”. Vaikka tekstin alussa varoitellaan, ettei kaikki pidä paikkaansa, niin varsin monessa kohtaa huomasin naureskellen pyöritteleväni päätäni: ”Ei ole totta, just näinhän se on”.

Mieleeni tuli, että suurin syy siihen miksi käymme ylikierroksilla työpäivän jälkeen, hukumme sähköposteihin, alamme tehdä ”oikeita töitä” vasta sen jälkeen kun toimisto hiljenee ja muut lähtevät kotiin (vain jatkaakseen töitä illalla kun lapset ovat nukkumassa), johtuu pitkälti meistä itsestämme.

Kasaamme keskenämme toisillemme lisää töitä, lisää palavereita, lisää kommentoitavia sähköposteja. Vauhti kiihtyy ja taas ollaan ihan lopussa työpäivän tai työviikon päätteeksi. Tietoa, virikkeitä, nettisivuja, yhteisöpalveluita, palavereita ja paikkoja, joissa pitäisi olla samaan aikaan, tulvii joka suunnasta. Tuntuu, ettei ole mitään eikä kukaan, jos ei ole jatkuvasti, aina ja kaikkialla.

Olotila alkaa olla aika CPA - Continuous Partial Attention. Mihinkään ei pysty enää keskittymään, kun on koko ajan osittain jossain.

EVAn julkaisu perustuu Idealist Groupin Redesigning 925 -hankkeeseen, jossa tarkastellaan toimistotyön designia. En usko, että siinä suunnitellaan työpaikoille kivoja leikkinurkkauksia, joissa voi pitää hassunhauskoja palavereita. Päinvastoin.

Nykyinen työmme vaatii uudelleenajattelua ja organisoitumista. Mihin aikaan ja miksi meidän oikeasti on järkevää ja tarpeellista olla töissä? Kuinka ja kenen kanssa töitä tehdään? Perinteinen ysistä viiteen -ajattelu voi olla murtumassa. Ei kuitenkaan niin, mihin nyt olemme itsemme ajaneet, että tehdään entistä pidempiä ja hallitsemattomia työrupeamia vaan niin, että työ on hyödyllisempää, kivempaa ja palkitsevampaa kaikille.

Aihetta ajatteluun on myös meillä Areassa. Olemme huomanneet, että tämä ”ei kasata kaikkea samalle päivälle, viikolle, kuukaudelle” lähteekin meistä itsestämme. Keskitytään oikeisiin asioihin oikeaan aikaan, jolloin hyöty näkyy myös ulospäin – asiakkaalle. Tarkoitus ei ole tehdä työnteosta designia vaan ehkä älyttömän kaaoksen sijaan hieman älykkäämpää ja hallitumpaa. Uudelleen stailaus ei tapahdu hetkessä, mutta oikeaan suuntaan ollaan menossa.

Niin, ja se EVAn pamfletti löytyy täältä. Sivuja on 71. Ai, kuinka onnistuin lukemaan sen? Laitoin puhelimen äänettömälle, sähköpostin kiinni ja keskityin. Kokeile, uskallatko tehdä samoin.

Passi, hammasharja ja varsinkin viisumi

Teija Mikkilä — Mon, 2 Apr 2012 05:09:51 GMT

Matkalle kannattaa seikkailijankin pakata mukaan ennen kaikkea passi ja viisumi, sillä ilman niitä matka helposti pysähtyy rajalle. Arean kautta viisumeja on viime vuoden aikana haettu 50 maahan. Viisumitiimillämme on yhteensä yli 40 vuoden kokemus viisumiasioista, ja sinä aikana viisumeita on hankittu mm. Ghanaan, Tadzhikistaniin ja Mongoliaan.

Viisumien maailma on usein ihmeellinen, sillä niiden tarve vaihtelee maittain ja matkustajan kansalaisuuden mukaan. Myös passin voimassaoloaikavaatimus vaihtelee, ja sen kanssa on syytä olla tarkkana. Aika saatetaan laskea joko maahan saapumisesta tai maasta poistumisesta alkaen.

Viisumin myöntää kohdemaan konsulaatti. Useimmilla konsulaateilla on nettisivut, mutta aika ajoin tulee vastaan myös tapauksia, joissa käytäntö ei vastaa sivujen ohjeistusta. Säännöt ja ohjeet muuttuvat alati, ja viisumikäsittelyyn vaikuttavat monet asiat, joista paikalliset juhlapyhät eivät ole suinkaan vähäisimmät.

Konsulaattien käytännöt vaihtelevat maasta riippuen, ja sitä myöten vaihtelee myös viisumia varten vaadittavien dokumenttien lista. Normaalit dokumentit esimerkiksi Kiinan bisnesviisumia varten ovat hakemus, passi ja passin kopio, värillinen passikuva, kutsu kiinalaiselta partnerilta ja kopio lentovarauksesta.

Jos Kiinaan matkustava onkin esimerkiksi Ranskan kansalainen, joka asuu Suomessa, kierrokset moninkertaistuvat: normidokumenttien lisäksi vaaditaan vakuutustodistus, terveystodistus, rikosrekisteriote Suomesta sekä todistus siitä, että matkustaja asuu vakituisesti Suomessa. Kansalaisuus saattaa aiheuttaa myös viime tipan yllätyksiä, sillä aina se ei selviä matkustajan nimestä.

Myös viisumityyppi vaihtelee. Oletko bisnes, turisti, visit vai transit? Esimerkiksi Intiaan ei pidä matkustaa työmatkalle turistiviisumilla tai sitten ainakin on parasta pistää kukkashortsit jalkaan! Joskus maahantulo on jopa evätty väärän viisumityypin takia, ja matkustajan paluulento lähteekin saman tien.

Viisumien toimitusketjussa on monta palasta, joiden kaikkien on pelattava saumattomasti yhteen - asiakas, posti, matkatoimisto, kuriiri- tai lähettipalvelu, viisumikeskus, konsulaatti ja sama reitti takaisinpäin. Kerrankin matkustaja oli menossa kiireellä Kazakstaniin. Brysselissä sijaitseva Kazakstanin konsulaatti oli kuitenkin juhlapyhien vuoksi kiinni eli passi ei olisi ehtinyt takaisin Suomeen. Loppujen lopuksi matkustaja reititettiin Almatyyn Brysselin kautta, ja passi toimitettiin Brysselin kentälle, josta asiakas sai sen ja pystyi jatkamaan matkaa.

Hyvää matkaa! Muista pakata mukaan passi, hammasharja ja varsinkin viisumi.

Hotellit haastavat yritysten matkaostamisen

Janne Aarniovuori — Mon, 26 Mar 2012 05:22:57 GMT

On tunnettu tosiasia, että yritysten matkakulut ovat palkkojen jälkeen suurin kuluerä, johon yritys voi vaikuttaa tehokkaasti toiminnallaan. Tämän kuluerän sisällä perinteisesti lentoliikenne ja matkatoimiston palvelumaksut osataan kilpailuttaa ja optimoida melkoisen tehokkaasti.

Se, että majoituskustannukset ovat tyypillisesti yrityksen matkahankinnoista jopa 40 prosentin luokkaa onkin jo vähemmän tunnettu seikka. Samoin hotelliostamisen optimointi vaikuttaa olevan suurella osalla yrityksistä aloittamista vaille valmista. Muut merkittävät kustannusruuvit on tyypillisesti saatu kiristettyä paikoilleen, mutta se missä yrityksen matkustava henkilöstö nukkuu on yhä pitkälti yksittäisten matkustajien ”hajautetun ostamisen” piirissä.

Toki poikkeuksiakin on, mutta on helppo ymmärtää syyt tilanteeseen. Jos laskentatavasta riippuen hotelleja on maailmassa reilut 450 000 ja näistä jopa 80 prosenttia on ketjuihin kuulumattomia itsenäisiä toimijoita, on kokonaiskuva melkoisen paljon hahmottomampi.

Lisäksi kolme tärkeää tekijää – hinta, saatavuus ja hintaan kuuluvat palvelut tuovat hankintaan pikantin lisänsä – unohtamatta itse matkustajia, joilla on paljon omia preferenssejään, jotka eivät välttämättä ole itsestään selvästi yrityksen tavoitteiden kanssa linjassa.

Onko kyseessä sitten järkevän hankintastrategian ulkopuolella oleva alue? Tähän kysymykseen vastaaminen edellyttää, että matkustamisesta riisutaan pois kaikki vanhan ajan ajattelu yrityksen etuoikeutetun vähemmistön toimenkuvaan liittyvästä glamourista. Suomen kaltaisella viennistä riippuvaisella pienellä markkinalla matkustus kuuluu hyvin laajalle ryhmälle erilaisia toimijoita huoltomiehistä ja asiantuntijoista ylimpään johtoon.

Nopeallakin objektiivisella analyysillä yrityksillä on yleensä tunnistettavissa rajallinen joukko matkakohteita, jotka erottuvat volyyminsä puolesta koko matkustuksen massasta. Näihin kohteisiin keskittymällä päästään jo pitkälle sekä matkustuksen selkiyttämisessä, että kustannusten hallinnassa. Tähän rajattuun joukkoon voidaan jo tyypillisesti lähteä neuvottelemaan yksittäisten hotellien tai ketjujen kanssa volyymialennuksista, jotka parhaimmillaan perustuvat todelliseen ohjaukseen yrityksen ja sitä palvelevan matkatoimiston suunnasta.

Kun perusasiat ovat kunnossa, on helppoa tarkentaa hankintaa erilaisten raporttien, itsevaraustyökalun optimoinnin ja matkatoimiston hotellihankinnan tehostustyökalujen avulla.

Hotellihankinnan tehostamiseen on hyvät perustelut. Keskihinnan laskeminen, ostojen ennustettavuus ja kattava seuranta, matkustajaturvallisuus sekä matkustajien tavoitettavuus (tieto matkan hotellista löytyy matkatoimistolta, kun varaus tehdään sovittua kanavaa pitkin) ovat jo aika kovia syitä - vaikka ei edes lähdettäisi maalaamaan uhkakuvia luonnonmullistuksista tai muista jo matkustajan toimenkuvaksi muodostuneista poikkeustilanteista – hotelliöiden keskihintojen noususta puhumattakaan.

Kolme askelta järkevään hotellihankintaan:

1. Laita faktat paikoilleen: minne oikeasti matkustamme?

2. Tee hyvä päätös: keskitä ja optimoi – haasta matkatoimistosi.

3. Hanki toiminnallesi oikeutus: seuraa, mittaa ja aseta jatkotavoitteet.

Mobiilin kuolema

Samuli Sakari — Mon, 19 Mar 2012 06:17:55 GMT

Vuonna 2012 Suomi on mobiilipalveluiden kehitysmaa.

Nokian menestyksen kultaamat vuodet ovat homogenisoineet suomalaisen mobiililaitekannan. Helsinki-Vantaan lentokentällä suomalaisia liikematkustajia tarkkaillessa voi väittää, että puhelinasioissa kuluttajistuminen on suomalaisille työnantajille täysin vieras ilmiö. Liikemiehen kourassa oleva luuri on Nokia ja useimmiten malliltaan vielä sellainen, jonka verkkoselausominaisuudet ovat mitä ovat. On turha ihmetellä, mikseivät suomalaiset mobiilioptimoidut verkkopalvelut menesty yrityskäytössä, kun päätelaitteesta johtuva käyttökokemus muistuttaa lähinnä orastavaa migreeniä.

Kurssi on kuitenkin muuttumassa ja oikeaan suuntaan. Vaikka yritysten käyttämät puhelinmallit kumartavat edelleen vahvasti Keilarannan suuntaan, on mobiilikirjon heterogenisoitumista havaittavissa. Lumian lanseeraaminen Suomessa loi tilanteen, jossa suomalaiselle liikematkustajalle mobiilipalveluita kehitettäessä, kannattaa vielä jonkin aikaa huomioida kaksi käyttöjärjestelmää: Symbian ja Windows Phone. Mukavan pikantin lisänsä soppaan tuovat Android-pohjaiset puhelimet Applea unohtamatta.

Sovellususkovaisille palveluntuottajille laitekannan heterogenisoituminen tulee tuottamaan harmaita hiuksia. Aiemmin rakennettaessa mobiilipalveluita suomalaiselle liike-elämälle kutakuinkin riitti, että palvelu toimi Nokian Symbian-pohjaisessa puhelimessa. Nyt palvelut pitäisi luoda Windows Phonelle, Androidille ja iOSlle (sekä näiden eri versioille). Nykyisellä toteutuksella tämä usein tarkoittaa vähintään neljää erillistä sovellusta perustamis- ja ylläpitokustannuksineen. ICT-hankinnoista vastaavalle jo pelkkä ajatus tästä tuo kylmän hien pintaan.

Vaikka vastaankin yrityksemme ICT-hankinnoista, suhtaudun mobiililaitekannan heterogenisoitumiseen tyynen rauhallisesti, joskin hieman innostuneen odottavana. Miksi?

Mobiilisovellusten kaksi merkittävintä ominaisuutta ovat käyttäjien sitominen tiettyyn käyttöjärjestelmään ja verkkoliikenteen minimointi. Kun käyttäjä on ladannut puhelimeensa useamman sadan euron edestä sovelluksia, ei käyttöjärjestelmän vaihtaminen tule kovin usein mieleen. Mobiilioptimoituja sivustoja käytettäessä on haasteena puolestaan roamingmaksut. Vaikka sivustot ovat kooltaan pieniä, lataa selain sivuston uudelleen ja uudelleen lisäten näin puhelimen läpikulkevaa dataliikennettä. Dataliikenteen minimointi ohjaa käyttämään sovelluksia, joka sitoo käyttäjän taas tiettyyn valmistajaan tai käyttöjärjestelmään. Valmistajien kannalta malli on täydellinen. Käyttäjänäkökulmasta malli taas rajoittaa mobiilikehitystä merkittävästi.

Unohtakaa sovellukset, unohtakaa mobiili - päätelaiteriippumattomuus on päivän sana. Verkkopalveluiden tulee toimia riippumatta laitteesta, jolla palveluita käytetään. Toisaalta palveluiden käyttäminen puhelimella tai tabletilla ei saa tuoda käyttäjälle ikävää yllätystä puhelinlaskun yhteydessä.

Html5 tulee yleistyessään vastaamaan molempiin näistä haasteista. Html5:n ominaisuudet sisältävät ensinnäkin useita offline-käyttöä tukevia toiminnallisuuksia. Esimerkiksi palveluiden tietosisältöä on mahdollista käyttää puhelimen ollessa lento-tilassa. Samoin kun palveluun otetaan uudelleen yhteyttä, ladataan laitteeseen vain muuttunut sisältö. Tämän lisäksi html5 toimii päätelaiteriippumattomasti. Samaa palvelua voi siis käyttää niin Nokian, Applen, Samsungin kuin muidenkin valmistajien puhelimilla, tableteilla ja tietokoneilla, palvelun mukautuessa automaattisesti käytettävään laitteeseen sopivaksi.

On arvioitu että vuonna 2013 maailmassa on 1,3 miljardia html5:tä tukevaa matkapuhelinta. Tämä avaa aivan uudet markkinat mobiilipalveluiden osalta. Vastaisuudessa palvelut rakennetaan yhdelle alustalle ja niiden käyttäminen on mahdollista huolimatta käyttämäsi laitteen valmistajasta.

Väitän, että muutaman vuoden kuluttua mobiilisovellukset ovat vain puhelimen tai tabletin näytölle asennettuja pikakuvakkeita verkkosovellukseen. Puhelinten ominaisuuksia vertaillessa kannattaa jo nyt kiinnittää huomiota käyttäjäystävällisyyteen sekä verkkoselaamisen helppouteen ja nopeuteen.

Niin, ja se kaupallinen sanoma: Stay tuned!

Maitoa ilman lehmää

Taru Keronen — Mon, 12 Mar 2012 06:46:54 GMT

Kuluttajana pidän valinnan- ja yhdistelemisen vapautta itsestään selvänä. Jos haluan yhdistää H&M:n alaosaan Lindexin yläosan, ei myyjä kauhistu. Ruokakaupassa voin yhdistää eri valmistajien tuotteita itselleni sopivaksi päivälliskokonaisuudeksi ilman, että kassa yrittää ohjata minua käyttämään vain yhtä tuotemerkkiä.

Miksi yritysostajana asia olisi toisin? Miksi matkustamisessa ei voisi yhdistää hyväksi havaittuja paikallisia toimijoita ja saada silti kokonaisuuden toimimaan tehokkaasti ja taloudellisesti? Kyllä voikin, mutta ennen sitä pitää murtaa muutama perinteisten liikematkaketjujen tarjoilema myytti. Totta vai Tarua?

1. Jotta kansainvälisen raportoinnin saa toimimaan, kaikissa maissa on käytettävä samaa matkatoimistoketjua. Tarua

Edellisillä vuosikymmenillä tämä oli totta. Silloin kaikki järjestelmät tehtiin yrityksien sisällä ja suljetuiksi. Asiakkaiden oli turvauduttava vain yhteen ketjuun, jotta raportointi toimisi. Avoimien rajapintojen teknologia ja pilvipalvelut ovat mullistaneet tämän täysin. Ne ovat mahdollistaneet matkustusdatan yhdistämisen asiakasyrityksen toiveiden mukaisesti. Eikä ole ketjusta kiinni.

2. Valitsemalla omistukseen perustuvan matkatoimistoketjun yritys turvaa parhaiten saman toimintamallin ja tasalaatuisen toiminnan kaikkialla maailmassa. Tarua

Yksikään liikematkatoimistoketju ei omista itse kaikkia maaorganisaatiotaan. Useimmiten isoimmat maat ovat omassa omistuksessa ja lopuissa on franchising-partneri. Jokainen ketjutoiminnassa mukana ollut tietää että laadukkaassa lopputuloksessa on viime kädessä kysymys motivaatiosta ja sitoutumisesta, ei omistuksesta.

3. Tehokas sähköinen varaaminen edellyttää saman online-työkalun käyttöä kaikkialla maailmassa. Tarua

Suhtautuminen online-varaamiseen ja palveluun eroaa suuresti eri maissa. Se saattaa jo lähtökohtaisesti olla statuskysymys. Toisaalta ei ole olemassa sellaista online-työkalua eikä varauspalveluntuottajaa, joka olisi paras kaikkialla. Tekniikka kyllä toimii, mutta siinä ei välttämättä ole paikallisesti parasta sisältöä.

4. Yhden kumppanin mallin toteuttaminen kaikkialla maailmassa on hidasta ja hankalaa. Totta

Monesti hyvä ja kiistatta yritykselle suurinta kokonaishyötyä tuova yhden kumppanin malli kohtaa maaorganisaatioissa niin kovaa vastustusta, että isotkin maat lipeävät ruodusta jo implementoinnin alkutaipaleella ja hyödyt jäävät saamatta. Muutoinkin 80/20 -sääntö olisi hyvä ohjenuora. Ihan pienien maiden implementointipanoksen suhde säästötuottoon on varsin vähäinen.

5. Tärkeää raportointitietoa voi saada muualtakin kuin matkatoimistolta. Totta

Yrityksille on tärkeää saada matkustuksen kokonaiskustannukset läpinäkyviksi. Matkatoimiston raportointi on yksi kanava, mutta entistä enemmän yritykset hakevat kokonaisratkaisua luottokorttiyhtiön kautta.

Luottokorttiyhtiöt pystyvät yhdistämään matkatoimisto-ostot, luottokorttiostot matkan aikana ja myös yksittäiset pienet luottokorttiostot. Pienisummaisten laskujen manuaalikäsittely yrityksissä tuottaa tuskaa ja maksaa maltaita. Tämän vuoksi nekin halutaan siirtää luottokortilla maksettavaksi. Matkalaskujärjestelmä toimii raportointitiedon kokoavana järjestelmänä.

Nytkö loppui lentohintojen alamäki?

Ari Ilonen — Mon, 5 Mar 2012 09:21:37 GMT

Suomalaisilla on ollut kissan päivät viime vuosien aikana. Lentoreittivalikoima on kasvanut ja hinnat ovat laskeneet lähes kaikilla reiteillä. Tänä vuonna paineita hintojen korotukselle tuovat päästömaksut EU-alueelta tai alueelle lennettäessä, polttoaineen hinnan muutokset ja – yllätys yllätys – vähentyvä kilpailu!

Hintakilpailu on ollut kovaa ja siinä sodassa on nyt tullut uhreja. Suomeen lentämisen on lopettanut useampi lentoyhtiö. Kisasta ovat poistuneet ainakin Malev, Czech Airlines, SAS, Austrian ja Easyjet. Samaan aikaan Finnair suunnittelee koko Euroopan liikenteen ulkoistamista.

Toisten ongelma ovat toisille mahdollisuuksia. Kun toiset kaatuvat ja karsivat, halpalentoyhtiöt porskuttavat. Mitä kaikki tämä tarkoittaa matkustajalle? Saanko nyt halvalla ketterämpää, parempaa vai siis mitä palvelua?

Halpalentoyhtiöt eivät palvele liikematkustajan kokonaistarpeita. Ne hakevat yksittäiseltä reitiltä parhaan mahdollisen matkustajamäärän ja katteen. Laajan matkustajapohjan hakeminen tarkoittaa usein sellaisia matkustusaikoja, jotka eivät ole liikematkustajalle toimivia. Matkaan on kerättävä opiskelijat, lomailijat, Pielaveden mummot ja siinä ohessa liikematkustajat.

Positiivista on, että halpalentoyhtiöiden tuoma hintakilpailu on pakottanut perinteiset toimijat jo pitkään laskemaan hintoja. Tämän vaikutuksista ovat voineet nauttia myös liikematkustajat.

Arean tutkimusten ja tilastojen mukaan ostettujen lentojen hinnat laskivat viime vuonna ulkomaiden reiteillä lähes 3 % ja kotimaassa 6 %. Kotimaassa hinnat putosivat selvästi eniten Helsinki-Oulu reitillä, jossa hintakilpailu on paikoin jo erittäin rajua. Halvimmillaan Helsingistä Ouluun pääsi jopa hintaan 14,90!

Mitä sillä rahalla sitten saa? Tarjolla on kuljetus lentokoneessa ja käsimatkatavaraa muutama kilo. Lennon ajankohta on keskellä päivää, keskellä viikkoa ja varaus on tehtävä parisen kuukautta etukäteen. Kaikki palvelut matkalaukuista istuinpaikkaan ja vesilasilliseen täytyy maksaa erikseen. Voiko työmatkalainen tietää matkansa ajankohtaa aikaisin tai haluaako hän ostaa kaikkia osasia erikseen?

Ovatko liikematkustajan tarvitsemat palvelevat lentoyhtiöt poistuneet kokonaan Suomen markkinoilta? Uskon, että poistumat ja muutokset alkavat varmasti kohta näkyä nousevina hintoina ja entisestään heikkenevinä palveluina. Toivon syvästi, että nämä Suomen viennin tärkeät työkseen matkustavat huomioidaan hyvällä palvelulla muuallakin kuin matkatoimistossa.

Mitä sinä lennolta odotat ja mistä olet valmis maksamaan?

Haku päällä

Anna Ruotsalainen — Mon, 27 Feb 2012 06:08:40 GMT

Kun haet töihin pankkiin, kirjoitatko hakemukseen että ala kiinnostaa koska tykkäät rahasta? Tai IT-alalle pyrkiessä, että tykkäät tietokoneista? Ehkä täytyisi ottaa toisenlainen lähestyminen ja selvittää ensin, mitä siellä pankissa tai IT-talossa oikeasti tehdään.

Area on kiinnostava ja houkutteleva työnantaja. Tästä kertoo hakemusten ja kyselyjen määrä. On hienoa olla haluttu, mutta hienoa on myös se, että työhakemukset ovat pieteetillä laadittuja ja oman osaamisen ja työkokemuksen kuvaamiseen panostetaan. Yksi asia kuitenkin pistää silmään. Kun haetaan töihin matkatoimistoon, tykätään matkustuksesta ja ollaan kiinnostuneita vieraista kulttuureista.

Valitettavasti totuus on mielikuvia karumpaa.

Kun haetaan tosiammattilaista, tykkääminen on kiva lisä, mutta valitettavasti se ei herätä mielenkiintoa eikä muodostu valintaperusteeksi. Toki myönnän, että itsekin tykkään matkustamisesta. Moni minut tunteva saattaa sanoa, että olen siihen pahasti koukussa. Onko sillä merkitystä oman työni kannalta, että ramppaan jatkuvasti maailmalla omaksi ilokseni ja intoileni eri lentokonetyypeillä lentämisestä? Eipä juuri. Harrastuksilla ja omilla kiinnostuksen kohteilla on iso henkinen merkitys, mutta jokapäiväisessä työssä merkityksellisiä ovat ihan muut asiat.

Nykyaikaisessa liikematkatoimistossa tehtävänimikkeestä riippumatta tärkeimmät osaamisvaatimukset liittyvät teknisiin työvälineisiin. Järjestelmiä on osattava käyttää sujuvasti, ja valmius uusien työkalujen omaksumiseen on oltava korkea. Pelkillä Office-ohjelmilla ei pärjää vaan sellaiset kuin AGM, TRX, OC, QC, MTA ja AeTM pyörivät koneen näytöllä.

Sujuva omien ohjelmienkaan käyttöosaaminen ei riitä vaan on tunnettava myös asiakkaiden käytössä olevat ohjelmistot, toisiinsa integroidut järjestelmät ja tiedon liikkuminen näiden välillä. Puhumme aktiivisesti hankintaosaamisesta, projektijohtamisesta, ansaintamallien ymmärtämisestä ja tapahtumahallinnasta.

Matkailumaantiedettä tai ei, mutta on tiedettävä ja ennustettava, mihin suuntaan suomalaisyritysten vienti vetää ja missä ovat seuraavat kasvavat markkina-alueet. Vieras kulttuuri näyttäytyy siinä kohtaa, kun konsultoidaan yrityksen matkustuskustannusten raportointia ja kulujen käsittelyä globaalin sopimuksen kautta.

Sinä tulevien vuosien osaaja, huippuammattilainen, sisältääkö nykyinen koulutusohjelmasi edellämainittuja asioita? Tai työskenteletkö jo nyt näiden asioiden parissa, mutta et ole koskaan tullut ajatelleeksi matkatoimistoa mahdollisena työpaikkana?

Nimestään huolimatta matkatoimiston tehtäväkenttä on paljon muutakin kuin matkustamista. Meillä on asiakasraportoinnin asiantuntijoita, ICT-ammattilaisia, markkinoinnin ja viestinnän asiantuntijoita sekä yritysasiakkuuksista vastaavia henkilöitä. Liikematka-asiantuntijan työ lähentelee IT-asiantuntijan työtä.

Älä jää palmujen katveeseen mielikuvan vangiksi vaan ajattele avoimesti – oletko sinä matkustuksen huippuosaaja?

Venäjä, Venäjä, Venäjä

Taru Keronen — Mon, 20 Feb 2012 06:44:27 GMT

Suomalaiset vientiyritykset ovat viime kuukausina joutuneet yhä ahtaammalle. Euroopan talous kompuroi ja perinteiset kauppakumppanit ovat edelleen epävarmuuden tilassa. Onneksi kasvavat markkinat Latinalaisessa Amerikassa ja Aasiassa ovat edelleen hyvässä vedossa. Yhä useampi suomalaisyritys tähyää myös Venäjälle. Sieltä odotetaan kasvua joko viennin, yhteisyrityksen tai oman tuotantolaitoksen muodossa.

Täältä matkatoimiston vinkkelistä yritysten Venäjälle meno näyttäytyy toisinaan eriskummallisena. Monet yritykset nostavat kädet matkustusasioissa pystyyn ja toteavat, ettei Venäjällä voi ohjata matkustusta samalla tavoin kuin muualla Euroopassa.

Onko kaikki Venäjällä tosiaan niin toisin etteivät normaalit säännöt päde vai mistä tämä epävarmuus johtuu?

Venäjän kolmanneksi suurin matkatoimisto Nicko Travel on Arean kumppani Global Star -verkostossa. Heidän paikallistuntemuksestaan on hyötyä myös meikäläisille matkustajille ja matkahallinnon ammattilaisille. Arean asiantuntijat ja Nicko Travelin johtaja Roman Gorokhov antavat hyviä vinkkejä Venäjän-matkustajille:

1. Suurkaupungit Pietari ja Moskova ovat jo melkoisen länsimaistuneita. Sen sijaan syvemmälle Venäjän perukoille matkustavaa saattavat joskus odottaa yllätykset. Venäjällä toimii esimerkiksi paljon paikallisia lentoyhtiöitä, joita voi varata ainoastaan kansallisesta varauskanavasta. Toinen erikoispiirre ovat ennakot, joita hotellit tavallisesti pyytävät.

2. Yrityksen on hyvä tietää, että kaikki sopimukset on tehtävä maan kielellä ja kirjanpidossa saa vähentää ainoastaan oman työntekijän matkakulut. Matkatilien saatavuus ja vastaanotto on varsin heikkoa, siksi käteinen ja laskutus ovat kunniassa.

3. Hanki viisumi hyvissä ajoin ja ole tarkkana tietojen täyttämisessä hakemukseen. Muista täyttää myös maahantulolomake, joka jaetaan sinulle kulkuvälineessä tai rajalla ja säilytä se matkan ajan. Rajalla tullimiehet voivat kysyä tietoa matkatavaroistasi ja mukana olevan käteisen määrästä. Varaudu selvittämään nämä asiat. Yli seitsemän arkipäivää Venäjällä oleskeleva ulkomaalainen on rekisteröitävä Venäjän maahanmuuttoviranomaisille.

4. Kuljetus lento- tai juna-asemalta hotelliin kannattaa varata ennakkoon. Yksityiset kuljettajat, jotka päivystävät lentoasemalla, eivät ole aina niin ystävällisiä. Saatat jopa joutua huijatuksi matkan hinnassa. Kaikilta Moskovan lentokentiltä pääset nopeimmin ja halvimmalla keskustaan junalla. Liikenne saattaa olla todella ruuhkaista. Suunnittele aikataulusi hyvin ja varaa riittävästi aikaa siirtymisiin, myös lentokentälle.

5. Varaa valmiiksi mukaasi jonkin verran ruplia, sillä luottokortit tai ulkomainen valuutta eivät kelpaa kaikkialla (esim. takseissa) eikä rahanvaihtopistettä ole aina nopea löytää. Rahaa vaihtaessasi saatetaan kysyä passia.

6. Poikkeustilanteiden hallinta ja 24 tunnin päivystyspalvelu ovat oleellinen osa matkatoimiston tarjontaa myös Venäjällä.

7. Varmista, että saat integroitua myös Venäjän matkustusdatan yrityksesi globaaliin raportointiin.

8. Ota mukaasi pieni tuliainen neuvottelukumppaneillesi. Sitä arvostetaan varmasti. Varaudu maksamaan kunnollisesta viinistä ravintolassa vähintään 100 USD / pullo.

Go east. Olemme täällä valmiina auttamaan.

Mielipide - väliäkö sillä?

Teija Mikkilä — Mon, 13 Feb 2012 11:24:15 GMT

Myynti - ja asiakaspalveluyritykset mittaavat asiakastyytyväisyyttä mitä moninaisimmilla keinoilla. Käytössä on sähköpostikyselyä, puhelinkyselyä, mobiilikyselyä, nettikyselyä, mystery shoppingia ja asiakasneuvostoja, muutamia mainitakseni.

Asiakkailta siis kysytään paljon, mutta muotoa ja frekvenssiä tärkeämpi asia on tässäkin sisältö eli se, miten tutkimuksia ja kyselyjä hyödynnetään, mitä niistä otetaan opikseen ja mitä kehitysajatuksia sieltä saadaan. Eli miten toimintaa yksinkertaisesti parannetaan ja kehitetään.

Areassa tutkitaan asiakastyytyväisyyttä sekä mobiilisti että perinteisellä sähköpostikyselyllä. Viimeisimmän sähköpostikyselyn tulokset ovat tulleet, ja olen tutkinut suurennuslasin kanssa rivien välitkin. Palvelutiimeille tulee paljon kiitosta ystävällisestä ja asiantuntevasta palvelusta: "pystyn suosittelemaan muillekin Areaa " ja "olen aina saanut nopeata palvelua sekä tietoa halvemmista matkustusvaihtoehdoista". Myös muutama "jatkakaa samaan malliin" löytyy. Näitä on aina mukava kuulla.

Ja sitten sinne kehityspuolelle. Hotelleista tulee jonkin verran kommentteja: "hotellivarauksissa pitäisi kertoa aina, kuuluuko aamupala ja/tai internet-yhteys hintaan, koska ne voivat vaikuttaa hintaan todella paljon".

Hotellihinnat eri puolilla maailmaa - esimerkiksi USA:ssa - eivät todellakaan välttämättä aina sisällä aamiaista, ja aamiaiset saattavat olla yllättävän kalliita, kuten tämä matkustaja oli todennut. Matkatoimiston tehtävä on kertoa, sisältääkö hinta aamiaisen.

Myös lennoista tulee kommentteja, esimerkiksi reittiehdotuksista ja -valinnoista, istumapaikoista ja vaihtoajoista: "Toivoisin, että kertoisitte puhelimessa kaikki eri reittivaihtoehdot, myös välilaskulliset,. Helsingistä Lontooseen."

Reittivaihtoehtoja on kuitenkin monta melkein kohteeseen kuin kohteeseen. Siksi kartoitusvaiheessa selvitetään reunaehdot varaukselle: joustavatko palaveriaikataulut, halutaanko suorat lennot vai mahdollisesti halvemmalla hinnalla koneenvaihdolliset lennot, onko yrityksellä omia sopimushintoja, joita tulee käyttää ensisijaisesti. Silti voimme varmasti parantaa toimintaa myös vaihtoehtojen selvittämisessä.

"Olen ollut tyytyväinen Arean palveluihin mutta miksi kaikki yhteydenpito hoidetaan sähköisesti? Joskus olisi helpompaa vain soittaa."

Olen täysin samaa mieltä kirjoittajan kanssa siitä, että puhelimitse asiat hoituvat nopeammin kuin sähköpostilla. Puhelun aikana pystymme kartoittamaan matkan eri elementit ja mahdollisesti huomioimaan myös sellaisia asioita, joita matkustaja ei ole vielä ehtinyt edes miettiä matkansa suhteen. Jos sinulla on kaksi tai useampi asia selvitettävänä, on paljon tehokkaampaa tarttua puhelimeen ja soittaa. Muuten helposti päädytään sähköposti-pingpongiin, jossa menee loppujen lopuksi paljon enemmän aikaa kuin mitä puhelinsoittoon olisi mennyt.

Muun muassa tällaista palautetta olemme saaneet asiakastyytyväisyyskyselymme myötä. Sinun ei kuitenkaan kannata jäädä odottamaan kyselyä vaan voit antaa aina palautetta ja kehitysideoita - ihan joka alalla.

Rengistä isäntä?

Merja Talusén — Mon, 6 Feb 2012 06:33:44 GMT

Tunnetko yrityksesi tilikartan?

Viime vuosien aikana monessa suomalaisessa yrityksessä on otettu käyttöön ohjelmistoja kulu- ja matkalaskujen sekä luottokorttimaksujen käsittelyyn. Samaan aikaan - ja ehkä myös samasta syystä - assistenttien ja sihteerien määrää yrityksissä on vähennetty. Taloustoimintoja tehostetaan ja talousosaston rutiinitehtävistä vastaavia henkilöitä on vähemmän.

Miten tämä näkyy työntekijöille? Kululaskut tulevat käsittelyyn "tilaajan" omalle tietokoneelle. Vaikka kululaskut voivat olla osittain valmiiksi tiliöidyt, laskun käsittelijän täytyy ymmärtää hieman kirjanpitoa, jotta kulukirjaukset menevät oikein ja Suomen arvonlisäverolakien mukaan. On hyvä tietää myös verottajan kanta yrityksen omien kulujen kirjaamisesta.

Jotkut kululaskut pitää jakaa manuaalisesti eri kustannuspaikoille, jaksottaa eri kuukausille ja samalla erotella eri arvonlisäverokantoja. Tiedätkö sinä, miten esimerkiksi yrityksen vieraille tarjottavien palvelujen tai kestitysten arvonlisävero tulee kirjata?

Internet on pullollaan ohjelmien ja ratkaisujen tarjoajia. Ohjelmat eivät kuitenkaan pysty automatisoinneista huolimatta hoitamaan ajattelua puolestasi. Ovatko ohjelmistojen käyttöliittymät helppokäyttöisiä ja ohjeet yksinkertaisia? Onko ohjelmistot suunniteltu niin, että ne soveltuvat "matti meikäläiselle" vai pitääkö hallita sekä kirjanpitoa että puhua IT:tä, jotta kulu- ja matkalaskujen käsittely onnistuu?

Käyttöön otetut ohjelmistot ovat kiistatta hyödyllisiä. Laskuja voidaan ottaa vastaan verkkolaskuina. Ne tiliöityvät osittain valmiiksi ja ne voidaan lähettää edelleen hyväksyttäväksi linjoja pitkin.

Kulu- ja matkalaskuohjelmien avulla laskujen kierto yrityksissä onkin nopeutunut, mikä on erittäin hyvä asia ja suurin konkreettinen etu. Ohjelmat myös yleensä huolehtivat tositteiden arkistoimisesta. Kun tositteisiin joudutaan joskus palaamaan, ne löytyvät nyt helposti ja nopeasti sähköisistä arkistoista kunkin käyttäjän "omalta tietokoneelta".

Minua huolestuttaa, kuinka paljon nämä talouden amatöörit: myynnin, HR:n, markkinoinnin tai IT-puolen ammattilaiset hassaavat aikaa kululaskujen käsittelyyn niiden esikäsittelyistä huolimatta. Pitääkö myyjän olla myymässä vai tiliöimässä? Nykyään trendi on se, että kaikkien pitää osata ja tehdä kaikkea, mutta mikä on aidosti merkityksellisintä tuloksen teolle?

Kuuluuko kirjanpidon tunteminen nykyään yleissivistykseen? Mahtaako oppilaitoksissa vielä olla edes valmiuksia opettaa näitä tietoja ja taitoja - esimerkiksi sähköistä laskun käsittelyä - käytännön läheisesti tai edes teoriassa?

Onko rengistä tullutkin yhtäkkiä isäntä vai toisin päin? Paljon kysymyksiä ja vähän vastauksia. Olisi mielenkiintoista kuulla, miten muissa yrityksissä näitä asioita on hoidettu.

Teknologia ei ole ratkaisu

Samuli Sakari — Mon, 30 Jan 2012 06:19:38 GMT

Oletko koskaan laskenut, kuinka monta ratkaisua yrityksesi käytössä on? Entä kuinka monta kertaa olet myyntitilanteessa tarjonnut asiakkaalle yrityksenne tuottamaa ratkaisua? Löytyy maksuratkaisua, globaalia ratkaisua, onlineratkaisua, asiakasratkaisua ja jopa mobiilia älyratkaisua.

Sana "ratkaisu" ja sen englanninkielinen vastine "solution" henkivät edelleen tuoksuja siitä maailmasta, jossa teknologia oli uutta, vierasta sekä tietyllä tavalla pelottavaa. 2000-luvulle siirryttäessä supersankarit olivat vaihtaneet viittaansa silmälaseihin sekä energiajuomiin ja nörttisukupolven odotettiin vähintäänkin ratkaisevan ympäristöongelmat sekä kestävän kehityksen dilemman.

Ratkaisua edellä mainittuihin ei toistaiseksi ole löytynyt. Sen sijaan uusi teknologia on mahdollistanut pienemmät päästöt autoliikenteessä, energiataloudessa sekä nopeuttanut tiedonkulkua. Mahdollistanut, ei ratkaissut.

Laskeudutaan nyt kiertoradalta hieman lähemmäksi maanpintaa. Liikematkatoimistojen tuotetarjoomaa ihmetellessä vastaan tulee toinen toistaan mielenkiintoisemmalta kuulostavia ratkaisuja. Onko tehtävämme tosiaan ratkaista jotain vai tukea asiakkaamme liiketoimintaa? Itse liputan vahvasti jälkimmäisen puolesta.

Tehtävämme on:

1. Mahdollistaa matkustuksen kokonaiskustannusten seuranta sekä hallinta.

2. Auttaa asiakasta kehittämään omaa liikematkustamistaan kustannustehokkaammaksi.

3. Pitää huolta maailmalla olevista liikematkustajista.

4. Tehdä matkustuksen kokonaishallinnasta mahdollisimman helppoa aina suunnitteluvaiheesta toteutuneen matkustuksen seurantaan sekä analysointiin; itse matkaa luonnollisesti unohtamatta.

Tämän mahdollistamme erilaisin palveluin ja tuottein, joita edelleen niin usein vielä ratkaisuiksi kutsumme. Tämä edellyttää jatkuvaa vuoropuhelua niin asiakkaittemme kuin muiden sidosryhmiemmekin kanssa.

Sanahelinää? Mielestäni ei. Ratkaisu-sana viittaa edelleen hyvin vahvasti kulttuuriin, jossa yrityksen IT istuu omassa norsunluutornissaan ratkaisten organisaation ja asiakkaiden ongelmia omaan kaikkivaltiaaseen tietämykseensä luottaen.

CIO-julkaisu kertoi viime viikolla tutkimusyhtiö Gartnerin tuoreesta selvityksestä, jonka mukaan 55 % tietohallintojohtajista harkitsee siirtymistä toisenlaiseen rooliin. Gartnerin arvion mukaan syynä tähän on tietohallinnon kapeneva valta. Valtaosa tietohallintajohtajista suunnitteli siirtyvänsä liiketoimintaa lähempänä oleviin tehtäviin.

Miksi ihmeessä nämä edelleen nähdään toisensa poissulkevina vaihtoehtoina? Kyyhötämmekö edelleen omaa liiketoimintayksikköä varten kaivamissamme poteroissa tähdäten kaikkea etupiiriämme lähestyvää kohdetta? Ei kai sentään, joten: mitäpä jos ottaisit yrityksenne tietohallinnosta vastaavan henkilön mukaan seuraavaan asiakastapaamiseen tai operatiivisen yksikön kuukausipalaveriin?

Areassa olemme pyrkineet hämärtämään toimintarajat myynnin, markkinoinnin ja kehityksen välillä. Olemme yhdistäneet kyseisten yksiköiden viikkopalaverit, muokanneet istumajärjestystä, mutta ennen kaikkea olemme kaivaneet kehityksen edustajat ylös pimeästä kaapelikellarista mukaan asiakastapaamisiin. Ja mielestäni olemme osanneet toimia ihmisten ilmoilla aivan tavallisten käyttäytymisnormien mukaisesti.

Lopuksi tunnustettakoon, että omassa tuotetarjoomassamme vilisee edelleen erilaisia ratkaisuita. Kaikessa kaikkivoipaisuudessaan "ratkaisu" kuulostaa vielä edelleen - ah niin seksikkäältä. Englanniksi sanan "solution" voi korvata sanalla "enabler" menettämättä kasvojaan, mutta entä sitten suomi? "Mahdollistaja" tuntuu kielenpäällä hieman vieraalta, vai tuntuuko?

Tänäänkin työmatkalle Ruotsiin?

Taru Keronen — Mon, 23 Jan 2012 07:20:50 GMT

Oletko menossa tällä viikolla työmatkalle Ruotsiin? Onko matkakuumetta? Nipistääkö vatsanpohjasta lähdön haikeus? Oletko lukenut matkaoppaita ja harjoitellut keskeistä sanastoa paikallisella kielellä? Niin joo, tiedän, eihän Ruotsi oikeastaan ole ULKOmailla. Sehän on Ruotsi. Sama kuin matkustaisi Espooseen.

Lähimaat jylläävät liikematkoissa. Suomen tärkeimmät vientikumppanit ovat Ruotsi, Saksa ja Venäjä. TOP 15 -listalle pääsevät Euroopan ulkopuolelta vain Kiina, USA ja Japani. Suositumpia liikematkustuskohteita ovat samat maat – jonkunhan se vienti on käytävä siellä tekemässä. Vuonna 2010 Ruotsi, Viro, Saksa, Britannia ja Venäjä vetivät 59 % kaikista suomalaisten ulkomaan työmatkoista.

Matkustajalle lähialuematka on nopea ja helppo, ja toistuu usein. Se tarkoittaa aikaista heräämistä ja pitkää työpäivää. Tuttu lentoreitti tuntuu lähibussilta ja koneeseen osaa vaikka puoliunissaan. Siksi matkustajat haluavat matkajärjestelyiltä sujuvuutta ja helppoutta. Matkaliput sähköisesti ja mahdolliset aikataulumuutokset suoraan puhelimeen. Hotellilistaan halutaan vaihtelua ja sijainti ihmisten ilmoilla, että ehtisi edes jotakin näkemäänkin kokousten välillä.

Matkatoimistolle lähimatkailu on erittäin tärkeää työtä – sehän muodostaa suurimman osan tilauksistamme. Suurin osa lähimatkoista varataan matkatoimiston tuottamasta online-itsevarauspalvelusta, johon olemme optimoineet asiakaskohtaisen tarjonnan niin, että yrityksen matkustuspolitiikka ja asiakkaiden erilaiset tarpeet tulevat huomioitua.

Kun tarjontaa lähialueille on yleensä paljon, on kriittisen tärkeää että asiakkaan tavoitteet ovat selkeät. Haluaako yritys aina halvimman hinnan vai antaako se painoa lentoyhtiölle, aikatauluille, turvallisuudelle tai kaluston ympäristönäkökulmille?

Kullakin lähialueella on omat matkustuspiirteensä. Ruotsissa ja Saksassa liikematkustajat käyttävät mielellään junia. Junalippujen ennakko-osto helpottaa ja nopeuttaa, kun reitteihin ja aikatauluihin voi luottaa. Työmatka Venäjälle vaatii jo enemmän yhteistyötä. Pietarissa ja Moskovassa palvelut toimivat, mutta muille alueille mentäessä matkustaja tarvitsee paljon tietoa matkatoimistolta alkaen maksamisesta, hotelliennakoista, viisumeista ja sisäisistä lentoyhteyksistä.

Liikematkustaminen on yrityksissä enimmäkseen myyjien ja asiantuntijoiden työtä, jossa nähdään sekä arkisia neuvotteluhuoneita että kokemuksia eri kulttuureista ja talousalueista. Enemmän kuitenkin niitä arkisia asioita.

Mielestäni eksoottisten kohteiden esittely ja kaukokaipuu painottuvat liikaa matkailualan keskusteluissa ja mediassa. Raskaan sarjan työmatkustajat liikkuvat lähimaissa, joten matkatoimiston valinnassa kannattaa huomioida kenellä on osaamista ja hyvät verkostot lähelle – kuten sinne Ruotsiin, Saksaan ja Venäjälle.

Kenen kumppani on aidosti oman alueensa tuntija ja paikallisesti arvostettu? Jopa paikallinen tähti? Och samma på svenska.

Voitto kotiin

Jenny Prescott — Tue, 17 Jan 2012 12:43:43 GMT

Parhaassa mahdollisessa hankintatilanteessa molemmat osapuolet (asiakas ja toimittaja) ovat tyytyväisiä solmitun sopimuksen ehtoihin, joihin he ovat sitoutuneet. Ollaan siis win-win-tilanteessa. Jotta glokaalisti päästäisiin nauttimaan win-win-tilanteen tuomista eduista, globaalin projektin tulisi tasapuolisesti ja todistettavasti hyödyttää kaikkia mukana olevia tasoja, niin paikallisia edustajia kuin kaikkia hankintaprosessin sidosryhmiä maailmanlaajuisesti. Kansainvälisen yrityksen pääkonttorissa tämä koskee yleensä hankintaosastoa.

Kun globaalissa matkapalveluiden hankinnassa halutaan päästä win-win-tilanteeseen, haasteita on monia:

Ensinnäkin meillä on asiakkaan eli yrityksen näkökulma. Eikä vain yksi näkökulma. Työmatkustus koskettaa monia erilaisia tehtäviä yrityksen sisällä. Mukana ovat hankinta, matkahallinto, matkanvaraaja, matkustaja, henkilöstöhallinto ja niin edelleen. Näillä kaikilla on oma käsityksensä siitä, mitä kuuluu hyvään matkahallintopakettiin. Esimerkiksi hankinnat ottaa huomioon hinnan, lisäarvon, ROI-mallin, säästöt ja yhteensopivuuden. Matkustajan mielestä taas hyvään diiliin vaikuttavat palvelun laatu, hyvät palveluntuottajat, matkustajan tunnistaminen, edulliset hinnat ja ajansäästö matkustuksessa.

Siksi on tärkeää, että yritys ymmärtää sisäiset tarvehierarkiansa eikä yksikään toiminto pääse tekemään päätöksiä ylhäisessä yksinäisyydessään vain omalta näkökannaltaan. Parhaat hankintaprojektit pitävätkin aina sisällään useita eri toimintoja ja huomioivat kaikkien aiheeseen liittyvien sidosryhmien palautteen.

Matkatoimiston lista on taas omanlaisensa. Siinä arvioidaan mm. asiakkaan matkaostojen suuruutta, sopimuskauden pituutta ja sopimusehtoja. Painoarvoa muuttavat myös kaupan kannattavuus, asiakkaan sitoutuneisuus ostojen keskittämiseen sekä asiakassuhteen hoitoon kuluva aika.

Miten sitten näitä voi seurata? Nykyään on yleistä - onneksi - sisällyttää matkapalvelusopimuksiin erilaisia palvelunlaatumittareita, joiden avulla yllä olevia seikkoja voidaan mitata ja niihin voidaan kannustaa. Näitä ovat esim. palvelutasolupaus (SLA, Service Level Agreement) sekä avainmittarit (KPI, Key Performance Indicator). Jos kyseessä on kansainvälinen matkahallinnon projekti, pitää myös mittareissa huomioida kaikki projektissa mukana oleva maat sekä paikalliset tarpeet ja painotukset.

Yrityksen ja matkatoimiston välisessä yhteistyössä seurataan useita monimutkaisia osatekijöitä, jotka ovat linkittyneitä keskenään ristiin ja rastiin. Näitä ovat varaajien ostokäyttäytyminen eri varauskanavissa sekä matkustuspolitiikan ja kumppanistrategian toteutuminen. Tarkkaillaan saavutettuja säästöjä sekä etsitään uusia säästömahdollisuuksia.

Nämä palvelut kuuluvat muutosjohtamiseen, jossa myös matkatoimisto on kumppanina mukana esimerkiksi auttamassa uusien palveluntuottajien implementoinnissa ja uusien matkustuskäytäntöjen tukemisessa.

Oman lusikkansa soppaan pistää matkustuksen monikansallisuus. Kun matkahallinnon projektissa on mukana useita eri maita ja alueita, asettavat kulttuuri- ja kielisidonnaiset tekijät omat haasteensa matkahallinnolle. Tämän vuoksi paikallinen tuntemus on tärkeää myös monikansallisissa projekteissa. Yksi paketti ei suinkaan sovi kaikille.

Mikä sinulle on tärkeää matkaa hankkiessa?

Jääkö matkustaja kustannussäästöjen jalkoihin?

Miia Haakana — Mon, 9 Jan 2012 06:55:24 GMT

Kansainvälisen tutkimuksen mukaan yhden euron investointi liikematkustukseen tuo kaksikymmenkertaisesti tuloa yrityksille. Tämä on mielestäni jäänyt huomioitta kokonaisuutta katsottaessa. Perinteisesti kuluja lähdetään leikkaamaan ensimmäisenä markkinoinnista - ja matkustamisesta.

Onko matkustaminen aina kuluerä vai voisimmeko jossain kohtaa puhuakin investoinneista? Matkahallinnosta vastaavien työtä on myös sisäinen myyntityö yritysten eri sidosryhmille. Heidän tehtävänään on kertoa onnistumisista, mahdollisuuksista sekä kehitysideoista ymmärrettävästi - myös johdolle. Matkatoimiston rooli on tukea viestinnässä ja antaa oikeita lukuja kokonaisuuden kuvaamiseen.

Tällä hetkellä käydään kovaa keskustelua matkustajien hyvinvoinnista ja siitä, onko matkustusohjeistuksia tiukennettu hyvinvoinnin kustannuksella, jotta kulut saadaan pidettyä kurissa.

Työkseen matkustavan arjesta luksus on kaukana ja matkustamalla tuloksen tekeminen on pikemminkin riippakivi monen työntekijän toimenkuvassa ja tuloskortissa.

Olen kuullut monen työkseen matkustavan suusta, että mitä vähemmän matkustamista sen parempi. He ovat kyllästyneitä lentokenttien jonoihin, peruttuihin lentoihin, pieneen jalkatilaan ja vähäiseen palveluun lennon aikana, puhumattakaan yöpymisestä muutaman neliön huoneessa keskellä ei mitään. Ja vaikka pääsisikin illaksi kotiin, hyvin usein työpäivä jatkuu ja läppäri aukeaa vielä kotiin palattuakin. Tutkimuksien mukaan työkseen matkustavat tekevät pidempää työpäivää maailmalla ollessaan - mutta myös omalle työpaikalle palattuaan.

Virtuaalikokousmahdollisuudet ovat avanneet tien matkustamisen vähentämiseen, mutta kaikkia tapaamisia ei koskaan voida virtuaalisesti hoitaa. Kasvokkain tehdyillä tapaamisilla on oma tärkeä arvonsa, etenkin myyntityötä tehtäessä.

Hyvinvointia lisääviä palveluita saa rahalla lisää, mutta ovatko yritykset valmiita niistä maksamaan? Lentokenttien fast track- ja lounge-palvelut, lentokoneen jalkatilan määrä, hotellien aamiainen sekä nettiyhteys ovat matkustajan elämää suuresti helpottavia tekijöitä. Helppous ja nopeus ovat tärkeitä matkustajien arvostamia kriteereitä, puhutaan sitten ennen matkaa, matkan aikana tai matkan jälkeen tapahtuvista palvelun osista.

Toinen näkökulma on myös se, ovatko tiukentuneet matkustuspolitiikat jossain vaiheessa rekrytoinnin esteenä. HR:n ja talouden näkemykset matkustuspolitiikan sisällöstä voivat olla hyvinkin ristiriitaiset. Työntekijä, jonka työnkuvaan kuuluu reilut sata matkapäivää vuodessa, osaa takuulla arvostaa työnantajan inhimillistä matkustuspolitiikkakulttuuria.

Miten saisimmekaan luotua kultaisen keskitien mallin, joka tyydyttäisi yritysten eri sidosryhmät, niin talouden, hankinnan, HR:n kuin myös palvelun lopullisen käyttäjän eli matkustajan?

Tarvitsenko oman tyynyn?

Ari Ilonen — Mon, 2 Jan 2012 06:18:15 GMT

Työmatkalaisen hotellivaraamisessa on aina omat vippaskonstinsa. Oman hotellitarpeen määrittely lähtee liikkeelle kulkuneuvon kautta: olenko liikkeellä autolla vai menossa pidemmälle matkalle, jolloin alla on lentokone.

Autolla liikkuessani minulla on aina mielessä hyvät pysäköintimahdollisuudet ja hotellin liikenteellinen sijainti. Siihen liittyy kaksi tärkeää seikkaa: matka hotellista asiakkaalle tai kumppanille ja matka kaupungin keskustaan. Itse asun mieluummin sellaisissa hotelleissa, josta pääsee illalla kävelylle kaupungin keskustaan. Autoilijalle keskustasijainti on usein haaste. Miten puikkelehtia keskustaliikenteessä, onko parkkihalli kovin kallis ja onko siellä enää tilaa?

Lentäen liikkuessani mietin usein helppoa siirtymistä kentältä hotelliin sekä sieltä asiakkaan suuntaan. Taksi kuulostaa kätevimmältä vaihtoehdolta, mutta monissa kaupungeissa se ei ole halvin, saati sitten nopein tapa. Lentokenttäjuna ja metro ovat minun mieleiseni yhdistelmä. Lyhyillä työmatkoilla mukana ei ole kuin lentolaukku, joten liikkuminen on sujuvaa. Pidän siitä, että matka etenee nopeasti ja että hotelli on julkisten kulkuneuvojen saatavilla.

Minulle hotellissa on olennaista rauhallinen ja siisti huone sekä kuntosali. Liikunnan kautta saa vastapainoa toimistoissa istumiseen. Huoneessa tulee olla nettiyhteys ja hintaan tulee kuulua aamupala.

Toivoisin myös, että asiakkaiden eri tyynytyypit huomioitaisiin. Toiset tykkäävät korkeista ja toiset matalista. Itse olen sellaista laatua, että jos nukun korkealla tyynyllä, niin niskat menevät pahasti jumiin. Seuraavana aamuna ei onnistu neuvottelut tai palaverit, kun on paikat tukossa. Kannan jopa joillakin ulkomaan reissuilla omaa tyynyä mukana, mikä tuntuu tavallaan hullulta.

Hyvä hotelli muistaa, että perusmukavuuksien tulee olla kunnossa, jotta asiakkaan vierailu on onnistunut. hyvää unta eivät kristallikruunut, trendikalusteet tai unelmasijainnit korvaa.

Mutta mistä löytäisin aina näillä minulle tärkeillä kriteereillä varustetun hotellin? Mielestäni se on matkatoimiston tehtävä, soitin sitten varauksen matka-asiantuntijan kautta tai toimin omatoimisesti internet-sivuilla. Haluan saada lentojen kanssa samalla kerralla kuntoon kaikki matkani osat.

Matkalle mukaan otan vain kännykkäni. Siihen haluan liput, vahvistukset, osoitteet ja myös poikkeustilanneviestit, jos paikkakunnalla tapahtuu jotain poikkeavaa. Asioiden tulee toimia helposti, koska monimutkaisuus kiireen keskellä harmittaa ja tuottaa lisävaivaa sekä ennen kaikkea maksaa aikaa.

Perusasiat ovat perusasioita. Niiden tulee täyttyä, jotta työmatkani onnistuu.

Mitkä ovat sinulle tärkeitä ominaisuuksia hotellisi suhteen?

Älkää viitsikö

Anna Ruotsalainen — Tue, 27 Dec 2011 07:13:39 GMT

Matkustus on siitä hieno asia, että jokaisella on aiheesta varmasti mielipide. Usein vielä varsin tunteikas mielipide. Suomalaiset ovat liikkuvaista ja aktiivista kansaa, joten monella on mielipiteen lisäksi myös kokemusta itse matkustuksesta. Sen lisäksi, että kokemusta ja tunteita matkustusta kohtaan löytyy, löytyy myös mielipiteitä ja ohjeita siitä, kuinka täällä matkatoimistossa tulisi olla ja toimia.

Käyn välillä lueskelemassa alaa koskevien uutisten kirvoittamia nettikeskusteluja ja taas hiljattain siellä suuren ääneen huudeltiin, että menkää koteihinne sieltä matkatoimistoista. Kuka teitä enää tarvitsee, kun netti on täynnä varauspalveluita.

Älkää viitsikö.

Jos luet tuon vasemmalla olevan laatikon, missä kerrotaan Areasta, niin sielläkin mainitaan netti. Netissä toimivat varauspalvelut sekä laaja tarjonta matkustukseen ja matkahallintaan liittyviä mobiilipalveluita ovat jo arkipäivää sekä matkatoimiston omina että erityisesti matkustajien työvälineinä. Mutta mutta… Mainitaan siinä tekstissä muutakin.

Yksittäinen, kaksittainen ja vielä muutaman liikematkustajan porukka on ihan ketterä liikkeissään maailmalla ja eri kulkuvälineissä. Miten käy, kun liikkeelle lähtee kolmensadan hengen ryhmä tai järjestetään tuhansien ihmisten konferenssi? Tai miten käy jos pari työkaverusta on varannut yhteisen matkan eri varauskanavista?

Kuka järjestää tarvittavan määrän vierekkäisiä paikkoja lentokoneessa? Entä maakuljetukset ja illallisvaraukset? Kuka huolehtii, että matkajärjestelyissä noudatetaan eri osallistujayritysten matkustuspolitiikkoja? Niin ja matkan jälkeen tehdään matkalasku epämääräisen kuittipinon perusteella?

On selvä juttu, että itsevaraamisesta, sähköisistä matkadokumenteista, mobiilipalveluista ja prosessien automatisoinnista otetaan kaikki hyöty irti. Tietenkin.

Se ei kuitenkaan tarkoita, että ammattitaito, osaaminen ja kokemus muuttuvat tarpeettomiksi. Päinvastoin. Se mikä jää nettiseikkailujen ulkopuolelle, nousee ensiarvoisen tärkeäksi. Matka-asiantuntijoiden osaaminen ja ammattitaito pitävät sisällään asiakkaan sopimuksen, matkustuspolitiikan, profiilihallinnoinnin ja profiilitiedon merkityksen ymmärtämisen. On myös ymmärrettävä kuinka nämä toteutetaan asiakasyritystä varten räätälöidyssä varauspalvelussa ja kuinka varauspalveluun nostetaan kunkin yrityksen toivoma hinta- ja palvelutarjonta.

Kaikkea ei räätälöidyssäkään palvelussa voida tuottaa online, joten palvelutiimin osaaminen ja rooli korostuu sitä enemmän, mitä haastavammasta matkasuunnitelmasta on kyse. Palvelutiimin rooli on merkittävä myös online-varauspalvelun käyttötukena ja poikkeustilanteiden hoitamisessa vuorokauden ympäri.

Kun matkasuunnitelma muuttuu, matka-asiantuntijat hoitavat käytännön järjestelyt sekä hyvityksen käyttämättömistä lipuista. Ja matkalaskuun kuuluvat tiedot ovat matkalta palatessa odottamassa valmiina järjestelmässä. Matkustajalle näkyvän osaamisen ja palvelun jälkeen on vielä pitkä lista asioita, jotka hoidetaan matkatoimistoissa, jotta kaikki menee niin kuin pitää.

Anonyymi nettisivusto ei tätä tee. Sen tekee ammattitaitoinen henkilökunta, jolla on laaja osaaminen, kokonaisymmärrys liikematkustajan tarpeista ja joka yksinkertaisesti osaa hommansa.

Joten huutelu sikseen. Me aiotaan olla täällä jatkossakin, jotta suomalaiset voivat keskittyä matkustamiseen - tunteella.

Areassa, miten voin auttaa?

Olli Vikman — Mon, 19 Dec 2011 06:18:33 GMT

Asiakkaat tuntevat matkatoimistopalveluista lähinnä sen, mitä tapahtuu puhelun aikana tai sähköpostikirjeenvaihdossa. Oikeasti täällä piuhan toisessa päässä tapahtuu kaikenlaista ennen kuin matka alkaa.

Yritykset antavat meille tärkeää matkustustietoa jo etukäteen. Monella on tarkkaan määritelty matkustuspolitiikka, joka käydään läpi kanssamme perusteellisesti. Varausjärjestelmäämme tallennetaan muun muassa, mitä lentoyhtiöitä ja hotelleja yritys haluaa käytettävän milläkin reitillä ja minkälaisia lentolippuja matkustajalle saa varata. Yksi yritys suosii halvinta hintaa, toinen taas tietää, että matka-aikatauluihin tulee usein muutoksia ja haluaa siksi vähän enemmän maksavan lentolipun, jota voi muuttaa vielä lipunkirjoituksen jälkeenkin.

Myös matkustajien kannattaa kertoa tietonsa meille. Sähköpostiosoite ja matkalla mukana olevan kännykän numero ovat tärkeimmät. Näin me ja lentoyhtiö saamme yhteyden matkustajaan, mikäli hänen lentoaikatauluissaan tapahtuu muutoksia tai matkaan tulee muita mutkia.

Henkilökohtaiset matkatoiveet ovat myös tervetulleita. Jo etukäteen kannattaa tallettaa online-palvelun kautta esimerkiksi kanta-asiakaskortit, toivomuksen ikkunapaikasta ja laktoosittomasta ruoasta lentokoneessa sekä allergiahuoneesta hotellissa. Tallennetut tiedot huomioimme niin nettivarauksissa kuin tiiminkin kautta tehdyissä varauksissa, mutta viime kädessä niiden toteutuminen riippuu lentoyhtiön ja hotellin palveluvalikoimasta.

Matkustusvaihtoehtoja ja -hintoja toivottuun kohteeseen löytyy varausjärjestelmästä pilvin pimein. Otan huomioon sekä yrityksen että matkustajan toiveet ja ehdotan yhtä tai kahta parasta matkustusvaihtoehtoa. Joku haluaa halpaa, toinen arvostaa suoria lentoja ja kolmas välttää hukka-aikaa pyytämällä parhaiten reissun aikatauluun sopivat lennot.

Joskus selvittelyä riittää enemmänkin. Neuvon netissä tehtävissä lähtöselvityspalveluissa, selvitän viisumianomuksen liitteitä ja kertaan matkatavarasääntöjä. Autan myös hotellin löytämisessä mahdollisimman läheltä lopullista kokouspaikkaa ja varaan tarvittaessa junalipun kohdemaan sisällä tai minibussikuljetuksen lentokentältä hotelliin tai kokouspaikkaan. Kysymällä on aina päässyt eteenpäin.

Kun matkaa koskevat tiedot ovat koossa, viimeistelen varauksen valmiiksi. Tarkistan vielä, että matkatiedot ovat kohdallaan ja lisään varaukseen tarvittavat koodit. Kaikki varauksemme kulkevat vielä laaduntarkistustyökalun kautta, joka huolehtii varauksen oikeellisuudesta ja siitä, että tarvittavat osaset löytyvät varaukselta.

Tämän jälkeen matkustaja ja matkanvaraaja saavat matkavahvistuksen sähköpostiinsa. Se kannattaa lukea tarkkaan, sillä vahvistukseen ehtii vielä tehdä pikaisia korjauksia. Jos muutoksia ei tule määräpäivään mennessä, mikä halvimmilla lipuilla on sama kuin varauksentekopäivä, lippu kirjoitetaan valmiiksi ja se lähtee automaattisesti matkanvaraajan ja matkustajan sähköposteihin. Tämän jälkeen halpoihin lippuihin ei enää muutoksia voikaan tehdä. Hotelli maksetaan tavallisesti matkustajan luottokortilla paikan päällä, joten siitä ei enää vahvistuksen jälkeen muuta asiakirjaa matkustajalle tule.

Näin perusmatkavaraus valmistuu yksinkertaisimmillaan. Joskus tietenkin mukaan tulee lisää mutkia. Päivämäärät muuttuvat, palaverit peruuntuvat tai maailmalla sattuu ja tapahtuu muuten. Tarvittaessa tavoitat Arean yhdestä palvelunumerosta kellon ympäri.

Sopivasti itsekäs

Katja Knaapila — Mon, 12 Dec 2011 06:09:46 GMT

Joulukuisena perjantai-iltana muutamaa viikkoa aiemmin täysi-ikäiseksi varttunut poikani pyytää kyytiä markettiin, jossa kaverit jo odottavat. Tarkoituksena on käydä ostamassa juhlajuomat ja jatkaa matkaa ystävän syntymäpäiväjuhlille. Tarjoan kyydin ja ystävät odottavat marketin katoksen alla. Huikkaan nuorisolle ”heit” ja samalla huomaan, että joukossa on tuttuja kasvoja vuosien takaa.

Osa poikani ystävistä on vanhoja partion sudenpentujani. Vaihdamme kuulumisia ja muistelemme menneitä ja sydäntä lämmittää, kun nämä nuoret muistelevat metsänkävijäaikojaan ja yhteisiä vuosiamme. ”Sudariaika” on ollut antoisaa ja merkityksellistä näille nuorille. Reipasta ja rehellistä arvopohjaa on vielä vuosienkin jälkeen jäljellä. Toivottavasti se on mennyt ihan DNA:han asti.

Jatkan matkaani kotiin päin pyyhkien liikutusta silmäkulmistani. Muistan kuinka tukka putkella siirryin työpaikalta vetämään sudenpentujen kokouksia. Pahimmassa tapauksessa lausuin kokousten aloitussanat työbleiseri ja korkkarit jalassa. Ei se tuntunut haitanneen lapsia.

Yhteisöllisyyden tunne on ollut vahva ja harrastus antoisa. On uskomaton tunne, miten nämä kymmenen vuoden takaiset tapahtumat heräävät henkiin ja välillä itsestä uhraukselta tuntunut aika saa aivan uuden merkityksen. Perinteitä on siirtynyt sukupolvelta toiselle.

Tänä päivänä puhutaan paljon työn imusta, vaativuudesta sekä sitovuudesta. Aikaa lähimmille, perheelle, ystäville ja harrastuksille ei tahdo löytyä. Rutiini ja reitti kulkee töistä kaupan kautta kotiin ja sitten läppäri polville olohuoneen nojatuolissa, verkkoon ja seuraavan työpäivän valmistelu alkaa. Tähänkö meidät on luotu ja tämäkö on meidän kaikkien elämän tarkoitus?

Tarvitsemme ihmisiä, jotka ovat alansa todellisia ammattilaisia ja osaajia. Henkilöitä, jotka pitävät meidät suomalaiset globaaleina huippuosaajina. Toisille on luontaista ja suorastaan intohimo olla alansa paras, arvostettu syväosaaja. Tämä saattaa vaatia kaiken käytössä olevan ajan ja fokuksen - hyvä näin.

Tarvitsemme myös ihmisiä, jotka antavat aikaansa, aidon läsnäolonsa ja huomion tulevien sukupolvien kasvattamiseksi. Mutta miten yhdistää ura ja samalla löytää aikaa lähimmilleen ja harrastuksille – aikaa tarjota harrastuksia ja yhdessäoloa myös ”naapurin kakaroille”. Tämä vaatii sopivasti itsekkyyttä ja vahvaa arvopohjaa sekä melkoisesti itseluottamusta. Mistä löytää se voima ja vimma, jotta saa itsensä singottua ulkokehälle uran oravanpyörästä? Miten perustella pomolle, että joka ilta ei voi eikä halua valmistella presentaatiota seuraavaksi päiväksi?

En ole löytänyt tähän reseptiä enkä lääkettä. Toisaalta tänä päivänä työpaikat tahtovat tulla ja mennä. Arkipäivää ovat ulkoistukset, alihankinta ja vuokratyövoima. Työyhteisöt eivät ole niin tiiviitä kuin vuosikymmeniä sitten. Työkavereita ei tunneta eikä työpaikoilla enää uskalleta tai ole aikaa kertoa omia kuulumisia. Ei meidän tarvitsekaan tietää kaikkia yksityiskohtia työtovereiden elämästä, mutta välittämisen kulttuuria kyllä kaipaan työyhteisöön.

Toivon itselleni ja muille rohkeutta olla sopivasti itsekäs. Kykyä asettaa rajat työn ja vapaa-ajan välille. Toivon viisaita esimiehiä, ihmisen kokoisia haasteita ja realistisia projektiaikatauluja. Toivon, että pysymme tuottavina ja kilpailukykyisinä sekä sen lisäksi ihmisinä toisillemme.

Onko halvin aina paras?

Viia Tuominen — Mon, 5 Dec 2011 06:16:47 GMT

Netti pursuilee toinen toistaan edullisempia lentohintatarjouksia. Eurooppaan pääsee halvalla ja vielä halvemmalla. Ovatko matkatoimiston hinnat kalliimpia kuin nettihinnat? Tai ovatko hinnat edes vertailukelpoisia keskenään?

Viime viikon BlogAreassa Samuli Sakari kertoi lentoyhtiöiden lisäpalveluiden hinnoittelusta ja sen vaikutuksesta yritysten matkustussääntöihin. Täällä Turun liikematkakeskuksessa olemme huomanneet, että lentohintojen vertailu pohdituttaa matkustajiakin. Muun muassa seuraavissa asioissa olemme heitä neuvoneet.

Mikä sinulle matkustajana on tärkeää lennolla?

Menetkö hinta edellä?
Pääasia sinulle on se, että euroja säästyy, vaikka vähänkin. Halpaa hintaa vastaan saatat joutua tinkimään ruumaan menevästä matkatavarasta, lipun muutos- ja peruutusoikeudesta tai huolenpitopalveluista, jos matkaan tulee mutkia. Halvimman hinnan metsästäjän kannattaa olla tarkkana: aina lopullinen hinta ei ole se, mitä netti näyttää. Päälle saattaa putkahtaa toimitusmaksuja, lähtöselvitysmaksuja, matkatavaramaksuja, luottokorttilisämaksuja ja ties mitä muita yllätyksiä. Varsinkin Ryanair on saanut paljon palstatilaa väläyttelemällä toinen toistaan ihmeellisempiä lisäpalvelumaksuja. Koska wc-maksu mahdetaan kerätä erikseen?

Arvostatko turvallisuutta?
Maailmalla sattuu ja tapahtuu. Olet kenties joutunutkin tuhkakriisin keskelle tai matkasuunnitelmasi ovat muuten vain menneet uusiksi ollessasi maapallon toisella puolen. Kun olet varannut kaikki matkasi palaset yhdestä paikasta, on matkatoimistolla kokonaiskuva matkastasi. Sen perusteella voimme auttaa sinua riittävissä lentojen vaihtoajoissa, hotelliin liittyvissä kysymyksissä tai poikkeustilanteissa. Näihin kysymyksiin vastaa palvelutiimisi lisäksi Arean oma suomalainen 24 tunnin palvelu vaikka keskellä yötä.

Muutatko helposti mieltäsi?
Säädät lentoaikatauluasi viime tippaan asti. Palaveri kutsutaan koolle, perutaan ja kutsutaan taas. Päättymisaika saattaa venyä tuntitolkulla tai loppua yllättäen aikaisemmin. Tiesithän, että halvimmat nettihinnat eivät ole muutoskelpoisia? Tämä tarkoittaa, että et voi muuttaa tai perua lentoasi. Maksamalla muutoskelpoisesta lipusta vähän enemmän saatat loppujen lopuksi säästää rahaa, kun voit perua tai vaihtaa lentoja viime tipassa ilmaiseksi tai pientä korvausta vastaan.

Voitko joustaa lentoaikataulussasi?
Lennot hinnoitellaan nykyään joustavasti. Suosituimmat lennot ovat myös kalleimpia. Näitä ovat juuri aamun ensimmäiset lähdöt, jotka täyttyvät työnsä vuoksi matkustavista. Jousto myöhäisempään tai jopa edellisiltaiseen koneeseen saattaa laskea hintoja niin paljon, että niillä maksaa yhden ylimääräisen hotelliyön.

Mikä on lähin lentokenttäsi?
Monet ns. halpalentoyhtiöt lentävät jollekin ”sivulentokentälle”, joka saattaa sijaita kauempana kaupungin keskustasta. Halpaan lentolippuun saattaa siis tulla yllättäviä matkakustannuksia, jos olet pyrkimässä kaupungin keskustaan. Toisaalta joskus palaveri saattaa osua kätevästi juuri sen ”sivulentokentän” nurkille. Myös hotellin sijainnista kannattaa kysyä vinkkejä matkatoimistolta. Aika on rahaa matkakohteessakin.

Halvin hinta ei aina ole se paras. Matkojen kokonaiskustannusten vertailu ajassa ja rahassa kannattaa tehdä aina. Mikä sinulle on tärkeintä?

Lennot: 1 €

Samuli Sakari — Mon, 28 Nov 2011 06:32:46 GMT

Olisitko valmis maksamaan ylimääräistä lennolla etukäteen varatusta istumapaikasta, sanomalehdestä tai lämpimästä ateriasta?

Lentoyhtiöiden ansaintaa tarkasteltaessa selviää, että yhä useampi meistä on. Esimerkiksi yhdysvaltalaisen United-lentoyhtiön vuoden 2009 liikevaihdosta 11,5 % tuli ns. lisäpalveluista. Vuonna 2010 lentoyhtiöiden myymien lisäpalveluiden määrä nousi Amadeuksen ja IdeaWorksin selvityksen mukaan 60 %:lla edellisvuoteen verrattuna. Euroina mitattuna myytyjen lisäpalveluiden arvo oli 15 miljardia euroa vuonna 2010.

Lentomaailmassa vallitseva hyperkilpailu on laskenut lentohintoja viimeisen viiden vuoden aikana merkittävästi. Kuten olemme jatkuvasti saaneet lehdistä lukea, perinteiset lentoyhtiöt ovat joutuneet tekemään radikaaleja muutoksia toimintaansa yrittäessään jälleen pyristellä elinvoimaisiksi. Halpalentoyhtiöiden viitoittamaa tietä seuraten perinteisetkin lentoyhtiöt ovat lähteneet karsimaan lentolippuun kuulumattomia palveluita pois perushinnasta ja muuttaneet osan näistä lisämaksullisiksi.

Ok, mutta miten tämä sitten vaikuttaa liikematkustajaan?

Kun perinteiset lentoyhtiöt lähtivät suunnittelemaan tiettyjen palvelujen muuttamista maksullisiksi, kerrottiin yhdeksi syyksi myös lentohinnoittelun läpinäkyvyyden parantamisen. Yksittäisen lentoyhtiön kohdalla tämä voi toki pitää paikkaansa, mutta mikäli kaikki lentoyhtiöt eivät noudata samoja hinnoitteluperiaatteita, on vaikutus valitettavasti aivan päin vastainen.

Kun yhdellä lentoyhtiöllä hintaan sisältyy matkalaukut, toisella ei, kolmannelle kuuluu ateria ja neljäs veloittaa luottokorttimaksusta ylimääräistä, niin miten eri lentoyhtiöiden hintoja on mahdollista verrata keskenään? Kun matkavaraukset tehdään matkatoimiston kautta, pystyy asiantunteva henkilöstö helposti kertomaan matkustajalle, mitä kuhunkin hintaan sisältyy. Lisäksi olemme Areassa pyrkineet kertomaan online-palveluissamme niistä lentoyhtiöpoikkeuksista, joilla esimerkiksi matkatavarat eivät sisälly hintaan.

Lisäpalvelut tuovat lähivuosien aikana haasteita myös yritysten matkahallinnosta vastaaville henkilöille. Lisäpalveluiden tarjonnan laajetessa yritykset joutuvat ottamaan kantaa siihen, mitä palveluita liikematkustaja on oikeutettu matkaansa liittämään. Jos esimerkiksi lennon perushintaan ei sisälly ateriaa, niin minkä pituinen lennon tulee olla, että liikematkustaja on oikeutettu tämän matkaansa liittämään? Entä mikä on tämän vaikutus päivärahoihin?

Lentoyhtiöt ovat vielä toistaiseksi pyrkineet myymään lisäpalvelut suoraan matkustajille omia jakelukanaviaan käyttäen. Tämä on tehnyt matkustuksen kokonaiskustannusten sekä matkustuspolitiikan toteutumisen seurannasta entistä haastavampaa.

Uuden teknologian myötä lisäpalvelut ovat tulossa asteittain myös matkatoimiston varattavaksi. Kun lisäpalveluiden varaaminen keskitetään meille, pystymme helposti raportoimaan asiakkaalle ostettujen lisäpalveluiden määrän sekä laadun. Tarjontaa ohjaavat työkalumme mahdollistavat myös yksittäisen matkustajan ohjaamisen noudattamaan yrityksen matkustuspolitiikkaa.

Toistaiseksi lisäpalvelurintamalla on vielä varsin rauhallista Suomessa. Mikäli merkit pitävät paikkaansa, ensi vuoden aikana lisäpalvelut tulevat lisääntymään markkinoillamme merkittävästi. Me olemme valmiina, oletko sinä?

Sisältöpelin kortit jaossa

Janne Aarniovuori — Mon, 21 Nov 2011 06:25:25 GMT

Matka-alan ekosysteemi elää jatkuvassa muutoksessa. Yhä useammin kuulemme viestejä alan tuottajien pyrkimyksistä myydä tuotteitaan suoraan loppu-asiakkaalle, ohi matkatoimiston. Mitä vähemmän välikäsiä, sitä halvempi hinta ja sitä tyytyväisempi asiakas. Vai onko sittenkään näin?

Yrityksissä tarve matkustaa lähtee aina liiketoiminnasta. Matkustus on samalla merkittävä liiketoiminnan investointi, johon pätevät samat lainalaisuudet kuin muihin hankintoihin. Vaikka matkapalveluiden ostaminen on perushankintaa monimutkaisempaa ja ostettava tuote on sarja palveluita, on yrityksellä tarve hallita kuluja, ennustaa niitä, tuottaa riittävät raportit sekä huolehtia matkustuksen turvallisuudesta ja jopa mukavuudesta. Tähän ennustettavuuden ja hallittavuuden tarpeeseen vastaa matkatoimisto yhdistäessään palvelun, teknologian ja sisällön.

Vaikka yrityksillä on tarve optimoida myös matkahankintojen kustannukset, ei pelkkään lentolipun hintaan tai matkatoimiston palvelumaksuun tuijottaminen anna riittävää kokonaiskuvaa hankinnan tehokkuudesta. On syytä tutkia matkustuksen prosessiin piiloutuvia kustannuksia – sekä suoria, että epäsuoria. Lisäksi on otettava käyttöön riittävät avainmittarit, joilla yritys tunnistaa matkustuksen kehitystarpeet ja seuraa tehokkuutta.

Onko halvin lentolippu merkki tehokkuudesta? Monesti hinta on edelleen määräävä tekijä lentolippuja ostettaessa. Jos vastakkain ovat seitsemän tunnin odottelu lentokentällä ja kymppejä tai satasen kalliimpi suora, tai vaihdettavissa oleva lento, voidaan yrityksen saavuttama etu kyseenalaistaa. Samoin yritysmatkustajan itse netistä – ohi matkatoimiston - ostama lippu kostautuu kustannuksissa monella tavalla. Ostojen keskittäminen on perusteltua, eikä matkustus ole tässä poikkeus.

Suomessa matkatoimistoilla on Amadeuksen kautta käytettävissään lähes sataprosenttisesti kattava lentosisältö, joka tuo tarjolle lentoyhtiöiden kaikki hinnat ja saatavuuden. Iso kysymys on, mikä on lentoa hakevan asiakkaan kannalta paras palvelutuote? Paras hinta on löydettävä tietyn aikaikkunan sisältä ja mahdollisimman nopealla siirtymällä. Lopulta kyse ei ole niinkään halvemmasta hinnasta, vaan siitä, millä hinnalla tuo paras vaihtoehto löytyy.

Lentomaailman monimutkainen hinnoittelu koostuu lukemattomista vaihtoehdoista palveluita, reittejä ja hintaluokkia. Täydellisen prosessin tavoittelu parhaillakin työkaluilla on aina haaste. Amadeuksen datakeskus Saksan Erdingissä käsittelee lentohakuja päivittäin yli miljardi kappaletta ja tuottaa varauksiakin yli kolme miljoonaa - 365 päivää vuodessa. Volyymit ovat siis valtavat. Tässä viidakossa yrityksen paras matkaopas on matkatoimistoammattilainen sekä yrityksen matkustukseen optimoitu itsevaraustyökalu, jotka varmistavat, että yrityksen matkustuspolitiikka sekä matkustajan tarve kohtaavat parhaalla mahdollisella tavalla.

Paras sisältö yhdessä erehtymättömän teknologian kanssa on arvokkainta, mitä voimme asiakkaillemme tarjota. Niiden avulla pelaava matkatoimisto voi säilyttää elinvoimansa ja tehdä kannattavaa liiketoimintaa – myös arvoketjua haastavien toimijoiden rinnalla.

Se, jolla on korteissaan paras sisältö, saa aina voittavan käden.

Oletko voittaja vai häviäjä?

Miia Haakana — Mon, 14 Nov 2011 06:33:19 GMT

Loppuvuosi tuppaa olemaan kiireistä aikaa itse kullekin riippumatta toimialasta. Budjetoinnit, toimintasuunnitelmat ja suurin osa hankintaneuvotteluista osuvat aina samaan aikaan ja kaiken pitäisi olla valmista jouluun mennessä.

Itse katselen läheltä travel managereiden ja muiden matkustussopimuksista vastaavien henkilöiden loppuvuoden kiireitä. Useimpien palveluntuottajien, kuten lentoyhtiöiden, hotellien ja autovuokraamojen, kanssa neuvotellaan yleensä vuoden sopimuksista, jolloin sopimuskauden katko osuu juuri vuoden vaihteeseen tai seuraavan vuoden ensimmäiseen kvartaaliin.

Sopimusneuvotteluihin liittyy valtava määrä valmistelutyötä tarjouspyynnön työstöön ja analysointiin liittyen. Tarjousten yhteenvetojen tekeminen ja päätöksenteko eivät ole enää mitään helppoa puuhaa, koska eri palveluntuottajien hinnat vaihtelevat sisällöstä riippuen. Omenaa ei pääse vertaamaan omenaan, vaan taustalla täytyy olla tarkkaa tietoa siitä, miten esimerkiksi lentoyhtiöiden hinnoittelulogiikka toimii.

Hankintaneuvottelujen taustalla on aina taloudellinen hyöty yritykselle. Hankintaneuvottelijoille onkin entistä haasteellisempaa saada säästöä sopimushinnoista, jotka on useimmiten puristettu jo niin alas kuin mahdollista. Näin ollen on pakko löytää uusia säästömahdollisuuksia sopimuskumppaneilta.

Esimerkiksi lentoyhtiöiden kanssa on avattu keskusteluja tulevaisuuden sopimusmalleista. Nyt mietitään, voisiko painopistettä siirtää europohjaisista neuvotteluista enemmän kokonaisvaltaisiin ja palveluita sisältäviin neuvotteluihin. Yritykselle lisäarvoa ja tehokkuutta tuottaisi esimerkiksi sopimus, jossa matkustajat pääsisivät lähtöporteille nopeampaa turvatarkastuslinjaa pitkin ja voisivat valmistautua päivän palavereihin loungeissa. Vielä eivät lentoyhtiöt ole valmiita tämän tyyppiseen malliin, mutta toivottavasti lähitulevaisuudessa.

Aika ajoin huomaan keskustelevani asiakkaan kanssa siitä, mikä merkitys ylipäätään sopimushinnoilla on nykyään. Lentoyhtiöt tarjoavat erittäin kilpailukykyisiä päivän hintoja, joista monia pystyy myös rahalla tarvittaessa muuttamaan. Vastaavasti hotellit tarjoavat dynaamisia hintoja eli alennusprosentti lasketaan päivän parhaasta hinnasta. Tätä on erittäin vaikea verrata perinteiseen sopimushintaan, koska dynaaminen hinta vaihtelee päivittäin. Oikeaa vastausta tähän fundamentaaliseen kysymykseen on hankala antaa. Riippuu pitkälti yrityksen matkustustarpeista ja -kohteista, mikä on paras ja oikea tapa kullekin.

Se on varmaa, että matkustuspalvelujen sopimusneuvottelut tulevat entistä haasteellisemmaksi. Niihin tarvitaan myös alan asiantuntijaosaamista. Tätä varten ovat matkatoimistot, joiden osaamista kannattaa hyödyntää myös hankintaneuvotteluissa.

Sopimusneuvotteluilla voi olla hyviä ja huonoja seurauksia. Sinä päätät, lähdetkö ensi vuoden neuvotteluihin voittajana vai häviäjänä.

Jos haluu saada on pakko antaa

Ari Ilonen — Mon, 7 Nov 2011 06:25:38 GMT

Vanha tuttu suomiräppi sisältää matkustamiseen liittyvän viisauden: "Jos haluu saada on pakko antaa". Tee se itse -matkanvaraaminen voi olla hyvin aikaa vievää tai sitten siitä voi tehdä sujuvaa.

Suomessa on tämän vuoden aikana puhuttu paljon erilaisten sähköisten palveluiden helppokäyttöisyydestä. Sähköisten palveluiden helppokäyttöisyys on nyt in. Lähes jokainen internet- ja mobiiilipalveluja tarjoava tuottaja pyrkii siihen. Valitettavan usein lopputulos voi olla loppukäyttäjälle monimutkainen ratkaisu.

Matkustajana toivoisin jonkinlaista tekoälyä, joka osaisi lukea ajatukseni ja toiveeni matkani suhteen. Valitettavasti ihan näin pitkällä emme vielä ole, mutta onneksi jokainen meistä voi kehittää saatavilla olevia palveluita. Matkatoimiston palveluiden kehittäminen onnistuu meiltä kaikilta parhaiten täyttämällä ja ylläpitämällä omia matkustajatietoja eli profiilia.

Matkustajaprofiili saa matkakokonaisuutesi vastaamaan mahdollisimman hyvin toiveitasi. Ennen kaikkea se mahdollistaa sinulle eri palveluntarjoajien lisäpalvelujen hyödyntämisen: voit saada paremman paikan lennolla, pisteitä bonustilillesi, nopeamman turvatarkastuksen, passitietojen välityksen kohdemaan viranomaisille, mahdollisen pääsyn loungeen, paremman hotellihuoneen, vinkkejä kohteessa sekä lipputiedot, muutos- ja poikkeustilanneviestit mobiililaitteeseen. Tässä oli vain osa kaikesta helpotuksesta mitä kunnon matkustajaprofiili voi tarjota. Älä siis downshiftaa omaa matkustusmukavuuttasi!

Miksi sitten matkustajatietoja ei ylläpidetä? Monesti kyseessä on ajan puute, uskallus, hankaluus, ”miksi joka paikkaan pitää informaatiota lisätä” -ajatus ja usein myös tietämättömyys.

Me Areassa olemme tuoneet profiilin täyttämisen kaikkien ulottuville helposti, tietoturvallisesti ja yhteen paikkaan. Voit luoda ja ylläpitää matkustajaprofiiliasi Arean portaali- tai Area.fi -palvelussa, tarpeista ja sopimusmallista riippuen. Sama tieto välittyy yhdestä tietopankista palvelutiimiimme. Kaikille avoimessa Area.fi -palvelussa voit luoda matkustajaprofiilit koko yritykselle.

Myös menneellä tiedolla voi matkustaa. Arean online-palvelut oppivat varaamistasi matkoista. Menneet tutut matkat on helppo kopioida, jos reissaat paljon samaa väliä. Tulevaisuudessa järjestelmät myös tunnistavat kiinnostuksen kohteesi ja tarjoavat toivomiasi palveluita.
Sinun ei tarvitse kuin kertoa meille omat tietosi ja toiveesi. Matkallasi sinut tunnetaan ja toiveesi huomioidaan Arean ja tuottajien palveluissa ja tarjonnassa.

Tämän vuoksi haluamme haastaa asiakkaamme antamaan informaatiota meille, jotta voimme palvella sinua entistä paremmin. Avoin omien toiveiden kertominen auttaa omaa työpäivääsi matkojen parissa sekä tekee seuraavasta matkastasi helpomman.

Ai niin, ja se MC NikkeT:n kertosäe menee seuraavasti:
"Jos haluu saada on pakko antaa. Tänään on se yö jolloin kaikki kalat syö. Kukaan ei sua sormille lyö. Hyödy siitä niin paljon kuin kykenet. Ettet jälkeenpäin ala katumaan..."

Kuka huijaa ketä?

Marita Saraheimo — Mon, 31 Oct 2011 06:01:26 GMT

Mikä on oikea hinta? Lentoyhtiöt, hotellit ja nyt viimeisimpänä myös VR ovat alkaneet käyttää niin sanottua varausajankohtaan pohjautuvaa hinnoittelua. Tarkoituksena on kaiketi se, että yhtiöt voivat myydä paikkojaan millä hinnoilla hyvänsä ja itse säädellä esimerkiksi varausajankohdan ja paikkatilanteen vaikutusta hinnoitteluun.

Tämän lisäksi eri lentoyhtiöt antavat eri maissa eri hintoja samoille reittipareille. Ja tähän kun vielä lisätään valuuttojen kurssivaihtelut, niin kukapa meistä oikeasti tietää, mikä on oikea hinta. Henkilökohtaisesti koen, että aina ne eurot tai hintalappu eivät ratkaise. Päässä alkaa ahdistaa ja otsanauha kiristää, kun ei aina ihan ymmärrä, miksi vieressä istuvan hintalappu on aivan erilainen.

Tänään tuntuu siltä, että euro vahvistuu ja pysyy vahvana. Hieno juttu, mutta mitenkäs se vaikuttaa lentohintoihin? Joidenkin lentoyhtiöiden osalta tämä realisoituu huomattavasti edullisimpina hintoina jos käytetään jonkun muun kuin euromaan hinnoittelua. Tämän tilanteen hyödyntäminen edellyttää matkatoimistokumppanilta erinomaista verkostoa sekä hyviä välineitä. Maailmalta löytyy vielä jonkin verran alueita, joissa maan sisäisiä lentoja ei voi varata maan rajojen ulkopuolelta. Esimerkiksi jotkut Intian tai USA:n sisäiset hinnat saa varattua vain kyseisiltä markkina-alueilta. Tällöin käytetään paikallisia agentteja ja tämä vaikuttaa suoraan hintaan nousevasti.

Tänä päivänä matkustuksessakin säästäminen ja halvimman hinnan etsiminen ovat tärkeitä tekijöitä, olipa kyseessä sitten lento, hotelli tai juna. Joskus maksetaan vähän enemmän paremman aikataulun tai matkustusmukavuuden vuoksi, mutta tällöinkin on ihan kriittisen tärkeää tietää, mistä tarjonnasta kukin valintansa ja päätöksensä tekee.

Hintojen metsästäminen on haasteellista puuhaa myös ammattilaisille. Area on tehnyt tiivistä benchmarkkausta ja valinnut kansainväliseksi kumppanikseen Global Starin. Heillä on valmis ratkaisu siihen, että maakohtaiset hinnat sekä valuuttaerojen aiheuttamat hintaoptimoinnit ovat kaikkien asiakkaittemme saatavilla.

Me ei huijata.

Tapahtumien langat haltuun

Teija Mikkilä — Mon, 24 Oct 2011 05:06:08 GMT

Yrityksillä on paljon erilaisia kohtaamisia. Niitä kutsutaan seminaareiksi, konferensseiksi, asiakastilaisuuksiksi, kokouksiksi, ideointipäiviksi tai tiimipäiviksi. Yhteistä niille on se, että usein niitä hoidetaan omin voimin ja oman työn ohella. Ideoita ei aina tahdo virrata, ei ainakaan niitä uusia.

Järjestelyt ovat yleensä paljon monitahoisempi juttu kuin mitä tulee ajatelleeksikaan. Täytyy sopia budjetti, varata paikka, miettiä tarjoilu, muistaa allergikot, järjestää kuljetukset… Viimeistään tässä vaiheessa alkaa ideoiden asemasta virrata hiki. Sitten sovitaan puhujat, hoidetaan ilmoittautumiset, ilmoittautumisten muutokset ja muutoksien peruutukset, tilan koristelu, kyltit ja nimilaput, ja ne vastaanottajat ovensuuhun... Tilaisuuden päätteeksi yritetään kartoittaa kokonaiskustannukset eri tuottajilta hissukseen tippuvien laskujen perusteella.

Tapahtumien ja kokousten hallinnointi on ennen kaikkea lankojen pitämistä käsissä. Jos lankarulla lähtee villisti pyörimään, kiinni kurominen on hankala homma. Ryhmämatkustuksen ja tapahtumahallinnan ammattilaiset pitävät työkseen niitä lankoja käsissään, ovat tottuneet kysymään oikeita kysymyksiä ja huomioimaan pienimmätkin yksityiskohdat puhujapöntön kukista alkaen. Yhteistyön voima toimii tässäkin. Viisas antaa rutiiniluonteiset tehtävät ammattilaisten hoidettavaksi ja keskittyy itse omaan osaamiseensa: tapahtuman sisältöön ja sen antiin kohderyhmälle.

Keväällä järjestetty Crisis Management Initiativen seminaari "Every peace matters" oli iltapäivän mittainen esimerkki siitä, miten rauhaa ja ymmärrystä rakennetaan askel kerrallaan. Puhujia tilaisuuteen tuli ympäri maailmaa, YK:n pitkäaikainen pääsihteeri Kofi Annan tunnetuimpana. Toisesta äärilaidasta voi olla vaikkapa Kaapelitehtaan Teatterimuseossa järjestetty henkilökuntapäivä, jonka kohokohtana olivat tiimien itse ex-tempore rakentamat teatteriesitykset, pukuineen, päähineineen ja yrityksen strategiaan perustuviin vuorosanoineen.

Hyvin suunniteltu ja toteutettu tapahtuma tai kokous jää mieleen pitkäksi aikaa ja antaa järjestäjälle toivotun lopputuloksen. Ja siinä on myös vieraalle tietynlainen helppouden tunne: kun kaikki on valmiiksi ajateltu ja mietitty, ei vieraankaan tarvitse jännittää järjestäjien puolesta.

Millainen sinusta on onnistunut tapahtuma? Jotkut toivovat ideointimahdollisuuksia ja rauhallista neuvottelupaikkaa, toiset tähtiesiintyjiä ja hyvää meininkiä. Kaikki toivovat hyvin sujuvia järjestelyitä ja maukasta tarjoilua.

Laitetaan ideat lentoon!

Kuka päättää maksuajan pituuden?

Merja Talusén — Mon, 17 Oct 2011 05:10:18 GMT

Oli heinäkuun ensimmäinen viikko. Olin tekemässä kesäkuun ja ensimmäisen vuosipuoliskon tilinpäätöstä. Heinäkuusta huolimatta viikosta oli tulossa varsin kiireinen, sillä olin jäämässä kesälomalle.

Postin mukana tuli kirje asiakasyritykseltäni. Pöydälleni tulevat paperikirjeet asiakkailta ovat yleensä fuusioilmoituksia tai sisältävät tietoja laskutusosoitteen muutoksista. Tämä kirje sisälsi jotain aivan muuta.

Kirjeen oli allekirjoittanut asiakkaamme talouspäällikkö. Hän kertoi yrityksessä käynnissä olevasta talouden tervehdyttämisohjelmasta. Tervehdysohjelmaan liittyi se, että asiakkaamme aikoi maksaa kaikki tulevat laskut 30 päivän maksuajalla.

Jäin miettimään, kenellä on oikeus päättää maksuajan pituudesta. Päättääkö maksuajan pituudesta laskuttaja vai onko asiakkaalla oikeus määritellä oma maksuaikansa. Mitä laki tästä sanoo?

Yritysten välisessä kaupassa maksuajan pituuden pitäisi olla sopimukseen perustuva asia. Entä jos kirjallista sopimusta ei ole vaan asiakkaan ja laskuttajan välille on muodostunut kauppatapa. Kuka päättää maksuajan pituuden tuolloin?

Sopimussuhteessa apuun tulee laki, joka sanoo, että sopimusehtoja ei voi muuttaa yksipuolisella ilmoituksella. Silti vastaan tulee tapauksia, joissa asiakas haluaa tukea sisäisiä toimenpiteitään ja muuttaa omaa maksukäyttäytymistään suunnitelmansa mukaisesti. Kannattaako laskuttajan sanoa irti sopimus vedoten sopimusrikkomukseen?

Liikematkatoimistojen välittämistä palveluista euromääräisesti 80–90 % on lentolippuja. Me maksamme välittämämme lentoliput lentoyhtiöille noin kahden viikon maksuajalla lipun kirjoittamisesta. Voiko asiakkaan maksuaika laskuttajalle eli matkatoimistolle olla siis pidempi? Pidemmät maksuajathan sitovat matkatoimiston käyttöpääomaa, joten kaikki tuota pidemmät asiakkaan maksuajat on matkatoimiston jollain tavalla rahoitettava.

Sama ongelma on varmasti monella muullakin alalla. Laskuttajalla itsellään on maksuvelvollisuuksia toiselle laskuttajalle. Aiheuttaako yhden asiakkaan maksukäytännön muutos tällöin muutoksia koko maksuketjussa, jos kaikki lähtevät seuraavaksi neuvottelemaan pidempiä maksuaikoja itselleen? Lopulta ympäri käydään ja yhteen tullaan.

Milloin asiakkaan maksuaika tekee asiakkaasta kannattamattoman? Kuka päättää maksuajan pituuden?

Kaikki lennot peruttu?

Samuli Sakari — Mon, 10 Oct 2011 05:27:10 GMT

Olitko sinä tai tuttavasi yksi niistä epäonnekkaista ihmisistä, jonka matkasuunnitelmat menivät mönkään vuonna 2010 erään islantilaisen tulivuoren primitiivireaktion johdosta?

Mikäli olit, niin et todellakaan ollut yksin. Keski- ja Pohjois-Euroopan lentoliikenne ajautui viikon ajaksi miltei täydelliseen kaaokseen, vaikeuttaen miljoonien ihmisten matkasuunnitelmia. Tapahtumasta teki poikkeuksellisen vain sen laajuus ja kesto. Pienemmässä mittakaavassa tapahtuvat poikkeustilanteet ovat matkatoimiston arkipäivää. Esimerkiksi vuonna 2010 ryhdyimme joka toinen päivä toimenpiteisiin jonkin maailmalla tapahtuneen poikkeustilanteen johdosta.

Kun maailmalla tapahtuu jotain, suurimpana haasteena useimmiten on tavoittaa vaikutusalueella olevat matkustajat mahdollisimman pikaisesti Viestin tulisi tavoittaa matkustaja mahdollisimman hyvin, mutta kuitenkin riittävän rajatusti, niin että viestiä ei toimiteta turhaan eikä liian laajalle joukolle.

Markkinoilla on jo useamman vuoden ajan toiminut poikkeustilannehallinnan palveluita tarjoavia yrityksiä. Vaikka tarjontaa oli ollut jo jonkin aikaa, tapahtui kysynnässä ratkaiseva käänne vasta vuoden 2010 tuhkakaaoksen jälkeen. Tarpeen realisoiduttua kysynnäksi kasvoi luonnollisesti myös poikkeustilannepalveluita tarjoavien yritystenkin lukumäärä.

Miten sitten löytää oikea vaihtoehto tästä sovellus- ja palveluviidakosta?

Me Areassa olemme miettineet asiaa seuraavasti:

1. Kun maailmalla tapahtuu jotain, pitää viestityksen toimia matkustajien suuntaan automaattisesti sellaisessa muodossa, jossa matkustaja sen todennäköisimmin tavoittaa.

Moni yritys tarjoaa tällä hetkellä ratkaisua, jossa poikkeustilanneviestit toimitetaan matkustajille joko sähköpostilla tai mobiilisovelluksen kautta push-viesteinä. Puhelinlaitteiden kirjo on edelleen varsin laaja, eikä poikkeustilanteen sattuessa matkustajilla ole välttämättä tiedonsiirtopalvelut matkapuhelimessaan päällä. Niin tylsältä kuin se kuulostaakin, tavoittaa automatisoitu tekstiviesti parhaiten maailmalla olevat työmatkalaiset.

2. Palvelun tulee olla kaikkien liikematkustajien saatavissa huolimatta hänen edustamansa yrityksen kokoluokasta. Moni markkinoilla oleva ratkaisu edellyttää joko huomattavia investointeja tai yrityksen omaa matkustusturvallisuudesta vastaavaa yksikköä. Matkustajan tavoitettavuus ja tiedonsaanti poikkeustilanteissa ei saa olla riippuvainen hänen työnantajan investointimahdollisuuksista.

3. Palvelun tulee olla räätälöitävissä yrityksen tarpeen mukaisesti. Toiset yritykset tarvitsevat tavoittavuustyökalut omaan käyttöönsä kun taas toisille riittää pelkästään se, että heidän matkustajansa saavat poikkeustilanteen sattuessa mahdollisimman ajantasaiset ja asiantuntevat toimintaohjeet.

4. Yritysten tulee voida luottaa siihen, että poikkeustilanteissa järjestelmässä on todella tieto kaikista heidän työmatkalaisistaan. Tämän mahdollistaa vain ja ainoastaan se, että yritys on keskittänyt matkaostonsa matkatoimistoon.

Kun yllä mainitut asiat on huomioitu, on oikean palvelun löytäminen huomattavasti helpompaa.

Area tulee lanseeraamaan uuden poikkeustilannehallintatyökalun aivan lähiviikkojen aikana. Tykkäämällä Area.fi Facebook-sivustamme varmistat, että saat tiedon tästä ja muista lähiaikoina tapahtuvista tuoteuudistuksistamme ensimmäisten joukossa.

Palvelumaksu on ammattilaisen palkka

Taru Keronen — Mon, 3 Oct 2011 05:40:39 GMT

Tuttava oli tuskaillut vikaantuneen sähkölaitteen kanssa. Perheen 3-vuotias oli kysynyt lapsen viattomuudella: ”Kannattaisiko kutsua ammattikorjaaja?” Lauseeseen sisältyy ymmärrys, että se "ammattikorjaaja" ehkä maksaa vähän enemmän, mutta tulee varmemmin valmista.

Meillä työmatkustuksen ammattikorjaajilla, matkatoimistoilla, on edelleen vaikeuksia selittää palvelumme kustannuksia. Meille sanotaan: ”Kyllä nämä lennot ja hotellit ymmärretään, mutta mihin sitä palvelumaksua vielä tarvitaan? Ja vielä luottokorttimaksua?”

Matkatoimistot eivät ansaitse mitään palveluntuottajilta itse matkojen myymisestä. Tuloja syntyy vain asiantuntemuksella, joka tuottaa asiakkaille tehokkaampaa ja turvallisempaa matkustamista. Sama koskee muitakin asiantuntijapalveluita. Asiantuntemuksesta ja osaamisesta maksetaan, puhutaan sitten sähköasentajasta, hammaslääkäristä tai asianajajasta.

Lentolippu on matkatoimistojen eniten välittämä tuote. Matkatoimistot ovat välittäneet ne täysin nettohintaisina jo 10 vuoden ajan. Lentoyhtiöt eivät maksa matkatoimistoille myyntipalkkiota eikä lipun hintaan voi lisätä katetta – siitä huolehtii kivikova hintakilpailu.

Kaikki matkatoimistot, niin me palvelutoimistot kuin nettivaraustoimistotkin, ostavat reittilentoliput samoilla hinnoilla. Käytämme samaa kansainvälistä varausjärjestelmää, jossa on samat hinnat kaikille. Ei siis ole mitään halvemman hinnan varauskanavia. Ainoat erikoishinnat ovat isojen yrityksien itselleen lentoyhtiöiltä neuvottelemia hintoja.

Voidakseen kattaa omat kustannuksensa matkatoimisto perii siis palvelumaksua. Se on kuitenkin paljon enemmän kuin pelkkä varausmaksu.

Palveluun perustuva matkatoimisto tuottaa kirjanpitotiedot ja matkalaskutiedot suoraan yrityksen omiin järjestelmiin. Kaikista ostoista saa raportoinnin, jota yrityksen talousjohto osaa arvostaa. Me myös neuvomme ja opastamme oikeiden yhteyksien valinnassa juuri niin kuin yrityksen matkustuspolitiikassa on määritetty.

Poikkeustilanteen sattuessa päivystämme 24/7 ja autamme muutos- ja peruutustilanteissa. Esimerkiksi Arean 24 tunnin palveluun tulee vuosittain yli 10 000 yhteydenottoa asiakkailta, kun aina niitä yllätyksiä matkoilla sattuu kokeneillekin reissumiehille. Näitä apuja ei saa pelkästä nettivarauskanavasta.

Me – kuten ne sähköasentajat, hammaslääkärit ja asianajajat – olemme ylpeitä omasta ammattitaidostamme ja uskomme että siitä kannattaa asiakkaan maksaa. Silloin tiedät, että aina kun tarvitset apua, saat paikalle ammattikorjaajan, joka jo tuntee sinut ja osaa auttaa.

Samat edut myös pienille

Ari Ilonen — Mon, 26 Sep 2011 05:42:34 GMT

Maailma on tätä nykyä aika pieni, mutta samaan aikaan se tarjoaa suuria mahdollisuuksia liiketoiminnalle. Suomessa on perinteisesti arvostettu suuruutta liiketoiminnassa ja ajateltu, että vain isot voivat pärjätä kovassa kilpailussa. Sama on koskenut myös matkustuksen palveluiden ostamista: kuinka järeillä välineillä ja isolla volyymillä kilpailutetuilla hinnoilla matkoja on ollut mahdollista ostaa?

Informaatioteknologian kehitys on tehnyt maailmastamme pienen, jossa perinteiset mittakaavaedut eivät välttämättä tarjoa parhainta tulosta. Tämän päivän palveluiden maailmassa reagointikyky, nopeus ja joustavuus ovat tuloksen teon kannalta tärkeimpiä. Isot eivät syö pieniä vaan nopeat syövät hitaat.

Olen pohtinut tätä muutosta suomalaisessa yrityskentässä ja sen vaikutusta matkatoimistopalveluihin nyt ja tulevaisuudessa. Pienillä yrityksillä ja asiantuntijaorganisaatioilla tulee olla samat mahdollisuudet parhaimpiin työvälineisiin ja hintoihin. Niiden toteuttaminen ei vaadi enää suuruutta, vaan taitoa, tahtoa ja halua. Pienen ja ketterän yrityksen johtajalla ei ole enää aikaa allekirjoitettuihin sopimuksiin ja hallinnollisiin kuvioihin. Hän perustaa asiakkuutensa sinne, missä hän saa parasta lisäarvoa helposti ja kätevästi ja missä hän maksaa vain niistä palveluista, joita käyttää.

Missä ovat olleet suomalaisille työkseen matkustaville suunnitellut helpot online-palvelut? Markkinoilla on ollut pitkään online-matkatoimistoja, mutta ne tarjoavat palveluja kertaostaville lomamatkustajille. Online-matkatoimisto ei tarjoa työkseen matkustavan tarvitsemia lentoyhteyksiä, sopivia hotelleja tai vuokra-autoja. Ei oopperan ja nähtävyyksien läheisyys kiinnosta työkseen matkustavaa. Entä missä on apu hädän hetkellä - kun Suomessa on aamuyö? Puhumattakaan omien matkojen seurannasta tai mahdollisuudesta varata työkaveri samalle matkalle mukaan.

Puhelin on työkäytössä merkittävä väline. Tien päälläkin työaikataulut voivat muuttua. Ratissa ei nettiä selailla tai jonoteta lomareissaajien linjoilla tuntitolkulla. Kaikkea ei voi hoitaa netissä, jolloin puhelinpalvelun on toimittava yhteisymmärryksessä online-varaamisen kanssa.

Matkat ovat pienelle yritykselle merkittävä kuluerä. Ei niissä ole varaa epäonnistua. Asiakkaat on tavattava ajallaan ja kotiin on ehdittävä, jotta perhesuhteet säilyvät.

Mitkä asiat sinulle ovat tärkeitä työmatkustuksessasi? Olemme pohtineet ja kehitelleet asiaa. Tulokset näkyvät osoitteessa Area.fi. Tervetuloa tutustumaan!

Konsultointiko kallista?

Miia Haakana — Mon, 19 Sep 2011 05:46:42 GMT

Törmäsin keväällä matkailualan seminaarissa mielenkiintoiseen väittämään: euron investointi matkustukseen tuottaa yrityksille kaksikymmenkertaisesti viivan alle.

Huolestuttavaa nykytilanteessa on, että matkustushan on aina ensimmäisenä listalla, mikäli jostain täytyy säästää. Matkatoimistolla on tärkeä rooli kertoa hankinnan ja talouspuolen päättäjille, miten saada matkustukseen sijoitettu raha tuottamaan.

Työskentelin itse aikoinani hankinnan puolella ja vastasin erään kansainvälisen konsernin matkustuskokonaisuudesta. Matkustuskokonaisuuden kehittäminen etenkin kansainvälisellä tasolla on todella aikaa vievää puuhaa ja käsiparit tuntuivat loppuvan välillä kesken.

Nykytilan kartoittaminen vei työajastani vajaa puoli vuotta ja sen kehitysalueiden toteutus pari vuotta. Työn tuloksena saatiin huomattavia säästöjä aikaiseksi. Tärkeää oli uudelleen ajatella työskentelykulttuuria ja pohtia, mitkä matkat olivat välttämättömiä ja mitkä pystyttiin korvaamaan virtuaalityökaluilla. Uusien työkalujen kautta saimme siirrettyä enemmän rahaa myynnilliseen matkustukseen, kun sisäiset kokoukset siirtyivät pääasiassa nettiin.

Kaikissa yrityksissä ei ole resursseja, aikaa eikä aina asiantuntijuuttakaan tehdä tämän tyyppisiä projekteja. Matkatoimistot ovat tänä päivänä asiantuntijataloja, josta löytyy monenlaista osaamista niin peruspalveluiden tuottamiseen kuin myös konsultointiin ja erilaisiin projekteihin.

Ja maksaako se paljon? Ei maksa eikä vie paljoa aikaakaan. Toteutamme tälläkin hetkellä erilaisia projekteja asiakkaillemme. Nyt tiimissäni on ollut työstössä matkustuspolitiikan luominen kansainväliselle yritykselle. Lisäksi olemme toteuttaneet asiakkaille lento- ja hotellikilpailutuksia, jota kautta olemme saaneet merkittäviä säästöjä asiakkaillemme. Eräällä yrityksellä olivat matkahallinnon kokonaisuuden hoitamiseen tarkoitetut resurssit vähissä, jolloin otimme työtehtävän Areaan. Yhteistyössä yrityksen kanssa olemme laatineet toimintasuunnitelman matkahallinnon kehittämiseen sekä toteutukseen.

Kaikissa projekteissa asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä lopputulokseen. Olemme löytäneet todelliset säästökohteet ja auttaneet asiakkaita käytännön toteuttamisessa. Yhteistyössä asiakkaidemme kanssa pystymme muuttamaan euron investoinnin kahdenkymmenen euron tuotoksi viivan alle.

Kukapa yritys ei haluasi olla "rantakunnossa" taloudellisesti epävarmoina aikoina - me valmennamme, teemme treeniohjelman ja toteutammekin sen puolestasi tarvittaessa!

Hankkijan lippis päässä

Marita Saraheimo — Mon, 12 Sep 2011 05:08:20 GMT

Tunnet varmasti sanonnan: ”Ei ne suuret tulot vaan pienet menot”. Ei siis ihme, että moni yritys nostaa hankinnat ja ostamisen yhdeksi liiketoimintansa menestystekijäksi. Kukapa meistä ei haluaisi olla taitava kilpailuttaja ja menestyvä yrittäjä.

Hankintapäivään kokoontuu vuosittain koko osto-alan kerma. Siitä onkin muodostunut oikea unelmatapahtuma, jossa hyvien yhteistyösuhteiden solmimiseen on kerrankin aikaa, ideoita ja mahdollisuuksia.

Hankinnan päämäärä on selvä: ostajien tulee löytää laajasta tarjonnasta omalla yritykselleen sopivin kumppani. Mutta mikä sitten on se ”sopivin” ja mitä se tarkoittaa sinun yrityksellesi? Onko sopivin sama kuin halvin? Kansainvälisin? Ahkerin? Sopivuus pitää sisällään eri asioita eri asiakkaille: luotettavuus, tunnettuus, joustavuus, yhteiset tavoitteet, suunnitelmallinen ja pitkäaikainen yhteistyö… Tärkeää on, että sopivuutta voidaan mitata. Sen tulisi mielellään myös toimia win-win-pohjalta molemmin puolin.

Hankkijan lippis päässä yritän tarkkaan ja perusteellisesti pohtia, miten minun yritykseni sopii palveluntuottajan toimitusketjuun ja onko ostamani kauppa tuottajalle merkittävä. Eihän ostaja halua olla palveluntuottajalleen hyttysen pissa valtameressä. Totta puhuen kyllä me palveluntuottajatkin haluamme vastavuoroisesti asiakkaittemme tunnistavan meidät toimitusketjussamme.

Hankkijat hyödyntävät kilpailutus- ja laskenta-arkkeja, jotka on painotettu hankittavan tuotteen, palvelun tai ratkaisun ja asiakkaan tarpeiden mukaan. Arkkien avulla mitataan palveluntuottajien sopivuutta ja kyvykkyyttä tehtävään. Aiemmin se painotus on usein ollut hinta, hinta ja hinta,

Vaan vihdoinkin ilmassa on merkkejä siitä, että hinnoittelun painoarvo on pienentymässä. Kenties halpa hinta ei olekaan enää kaikki kaikessa vaan nyt osataan katsoa kokonaisuutta. Saako muka halvalla hyvää?

Toinen hankinnan muoti-ilmiö suoraan 1990-luvulta on ollut kansainvälisyys. Välillä tuntui siltä, että kansainvälinen palvelu oli kaikki kaikessa, tarvitsipa sitä tai ei. Nyt hankinnoissakin osataan ajatella todellisia tarpeita ja valita sopiva yhdistelmä globaaleja, lokaaleja ja nyt myös glokaaleja palveluita.

Kokonaisuus siis ratkaisee kaikesta huolimatta. Vai mitä mieltä sinä olet? Kuka muuten tietää, mikä on kokonaisuus tänään ja mikä se on huomenna?

Yö matkatoimistossa

Teija Mikkilä — Sun, 4 Sep 2011 18:02:02 GMT

Kello näyttää puoltayötä, ja Mannerheimintiellä liikenne soljuu tasaisesti. Helsingin Manhattanilla, 24 h palvelujen sydänmailla Taka-Töölössä, käydään keskellä yötäkin kaupassa ja apteekissa, syödään hampurilaisia sekä hoidetaan työmatkavarauksia, muutoksia ja poikkeustilanteita.

Area ei nuku yölläkään vaan oma suomalainen 24 tunnin palvelumme päivystää. 24 tunnin palvelu ei ole vain poikkeustilanteiden hoitamista. Tänä yönä on käsitelty matkavarauksia, muun muassa lisätty USA:n viranomaisten vaatimia tietoja ja tehty muutoksia Delhin matkoihin. Kahdelta yöllä matkustaja soittaa Chicagosta ja haluaa aikaistaa paluutaan takaisin Suomeen, kun työt onkin saatu tehtyä etuajassa.

Poikkeustilanteiden suhteen tämä yö on rauhallinen. Aina silloin tällöin puheissa vilahtaa kuitenkin vielä vuoden takainen huhtikuu ja tuhkakaaos. Kaaoksesta voidaan puhua, kun yhtäkkiä puhelinlinjat kuormittuvat moninkertaisesti normaalitilanteeseen verrattuna. Kaikki halusivat päästä kotiin keinolla millä hyvänsä, kuten se belgialaisherrakin, joka ajatteli matkustavansa Helsingistä junalla Brysseliin. Vaikka sitten Venäjän kautta.

Tuhkakriisi antoi kuitenkin paljon arvokasta lisäoppia poikkeustilanteiden hoitoon: töiden ja tehtävien jakamista, koko organisaation sitouttamista sekä tiedonkulusta, ja ne opit ovat olleet hyvässä käytössä kuluneen vuodenkin aikana. Noin joka kolmas päivä tapahtuu maailmalla jotakin sellaista, joka vaatii meiltä tiedottamista tai suoraa yhteydenottoa matkustajiin. Yksi tärkeimmistä tiedoista varauksella onkin matkapuhelinnumero, sillä sen avulla pidetään yhteyttä niissä poikkeustilanteissakin.

Arealla on ollut asiakkaita Australiassa tammikuun tulvien aikaan, Japanissa maaliskuun maanjäristyksen ja tsunamin aikaan sekä Minskissä huhtikuisen metro-onnettomuuden aikaan. Toukokuun lopulla Islannin tulivuoret alkoivat hetkellisesti heräillä, ja se aiheutti luonnollisesti paljon kyselyjä ja myös joitakin peruutuksia. Lennonjohdon lakonuhka Saksassa valpastutti elokuussa muutamaankin eri otteeseen.

Automatiikan lisääntyminen on tehostanut toimintaa huomattavasti, kuten monella muullakin alalla. Ennen pahvinen lentolippu toimitettiin kuoressa asiakkaan pöydälle, nyt varausrobotti toimittaa sen matkustajan sähköpostiin tai kännykkään.

Tarve ympärivuorokautiseen palveluun syntyi jo viime vuosituhannen puolella. Kuin tätä asiaa todistaakseen matkustaja soittaa aamuneljältä Pekingistä. Hotelli ei löydä tehtyä varausta, ja pikaisen neuvottelun jälkeen selviää, että hotelli on etsinyt matkustajaa eri tietokannasta. Väsynyt matkustaja pääsee huoneeseensa.

Matkustajan on turvallista olla maailmalla, kun hän tietää, että matkatoimistossa valvotaan. Ja ne matkatoimiston valvojat lähtevät nukkumaan, kun päivä pyörähtää käyntiin ja liikenne vilkastuu. Hienoisen aikaerorasituksen saattaa saada Mannerheimintien Manhattanillakin.

BlogArea on lähtöportilla!

Taru Keronen — Mon, 29 Aug 2011 05:53:57 GMT

Mihin matkatoimistoa tarvitaan, monet kysyvät. Meillä on siihen vastaus. Matkustamiseen ja matkatoimistoihin liittyy monenlaisia uskomuksia, osa ihan oikeita ja osa vähemmän oikeita. BlogAreassa kerromme millainen on nykyaikainen liikematkatoimisto ja mitä muuta teemme kuin varaamme matkoja.

Kirjoitusporukassamme on kaikkiaan seitsemän henkilöä ja kirjoitamme kuulumisiamme ja ajatuksiamme vuoroviikoin. Kutsumme mukaan myös vierailevia kirjoittajia muualta matkailualalta.

Bloggaamassa ovat mukana seuraavat arealaiset:

Teija Mikkilä vastaa Arean asiakaspalvelusta. Eteläpohojalaasen Teijan löytää usein golfkentältä tai joogasta. Blogeissa Teija kertoo käytännön kokemuksia matkatoimiston arjesta.

Marita Saraheimo vastaa Arean yritysmyynnistä. Hän on ollut pitkään vaikuttajana liikematkustuksen kehityksessä. Marita ulkoiluttaa ahkerasti golfmailojaan ja nauttii baletista, italialaisesta oopperasta ja suihkussa laulamisesta. Blogeissa Marita pohtii työmatkustusta sen hankintavaiheessa: milloin kannattaa tehdä sopimus matkatoimiston kanssa ja mitä siinä tulee huomioida.

Toimitusjohtaja Taru Kerosella on yli kahdenkymmenen vuoden kokemus matkailualalta. Ennen nimitystään Arean toimitusjohtajaksi Taru on työskennellyt Eckerö Linen toimitusjohtajana ja Sokos Hotels -ketjun myynti- ja markkinointijohtajana. Taru pyrkii blogeissaan vastaamaan suureen kysymykseen, mihin matkatoimistoa tarvitaan.

Business Controller Merja Talusénilla on alan kokemusta niin matkaoppaan roolista kuin kongressipalveluistakin. Areassa hän on työskennellyt aiemmin IT-projektipäällikkönä ja raportoinnin tuotepäällikkönä. Merjan mottona on: ”Mikään ei ole niin tärkeää kuin puutarhanhoito - eikä sekään ole niin tärkeää”. Merja tarttuu matkustusaiheeseen oman alueensa eli talouden näkökulmasta.

Miia Haakana vastaa Arean suurasiakkaista ja asiakassuhteiden kehittämisestä. Miialla on pitkä matkailualan kokemus niin asiakkaan kuin tuottajankin puolelta. Hän on toiminut aktiivisesti myös alan järjestöissä. Miiasta oli tarkoitus tulla musiikin ammattilainen, mutta matkailu veikin sydämen. Miia kertoo blogeissa konsultointipalveluista ja muista eri tavoista, joissa matkatoimisto voi auttaa yrityksiä.

Ari Ilonen johtaa pk-asiakkaiden myyntiryhmää sekä markkinointi- ja viestintätiimiä. Ennen Areaan tulemista Ari on työskennellyt matkailualalla avainasiakkaiden, online-järjestelmien ja maksuliikenteen parissa. Ari on pienestä pojasta asti ollut kova laivabongari. Blogeissa Ari pohtii, kuinka pienet yritykset voivat hyödyntää matkatoimistopalveluita ja millaisia palveluita niille ylipäätään on tarjolla.

Samuli Sakari vastaa Arean ICT-osaston toiminnasta. Hän on ollut matkatoimistoalalla vuodesta 1999 lähtien ja perehtynyt niin myyntiin, asiakaspalveluun ja IT-projekteihin. Samuli kannustaa myös muita vihreään ajattelutapaan ja polkee sinnikkäästi työmatkansa Pohjois-Helsingistä Töölöön pyörällä. Samuli kertoo blogeissaan tekniikan uusimmista apukeinoista matkustajille.

Ensi viikolla Teija Mikkilä kertoo blogissamme yöstä matkatoimistossa. Mahtaako se sisältää säpinää vai muumioita?

Tervetuloa matkaan!